Nemainīga vērtība konferencēs ir to saturs; vērojama pasākumu tematiskā segmentācija

Tendences

Uzņēmumu vēlme iesaistīties konferenču organizēšanā pieaug. Gan organizatori, gan sarīkojumu apmeklētāji novērtē iespēju aprunāties ar dažādu nozaru līderiem, konkrētas jomas ekspertiem, dalīties pieredzē un zināšanās. Laikā, kad tehnoloģijas ir mainījušas informācijas uztveršanas paradumus, konferenču rīkotājiem ir jādomā ne tikai, kā piesaistīt, bet arī kā noturēt klausītāju uzmanību. Dažādi tehniskie risinājumi ir kļuvuši pašsaprotami, tie nenosaka toni pasākumos, bet palīdz veidot saturu un kalpo klausītāju ērtībām.

Divi vaļi

Katru pusgadu vai pat biežāk ir kaut kas modīgs, ko izmēģina konferenču rīkotāji, piemēram, jautājumi tiešsaistē, lai iesaistītu auditoriju, čipotas aproces, lai varētu izsekot, pie kuriem stendiem ir lielākais apmeklētāju skaits, vai īpaši konferencēm izstrādātas aplikācijas un daudz kas cits, taču nemainīga vērtība ir tieši konferences saturs, uzskata reputācijas vadības kompānijas Lejiņa & Šleiers vecākais partneris Juris Šleiers, citējot Koko Šaneli, kuras teiktais «mode mainās, bet stils paliek», viņaprāt, pilnībā atbilst konferenču organizēšanas tendencēm. «Pirms kāda laika tehnoloģijas bija pārdošanas rīks un veids, kā atšķirties no konkurentiem, bet šobrīd tās ir pašsaprotamas. Savā ziņā tās var pielīdzināt e-talonam,» vērtē uzņēmuma Win Partners vadītājs Valters Gražulis. «Būtisks ir «wow» (spēcīgs pārsteigums) faktors, ko sniedz saturs, proti, kādus cilvēkus pasākuma apmeklētājs dzirdēs un ko praktisku iegūs no tā apmeklēšanas,» viņš teic. Turklāt pat salīdzinoši parei- zās korporatīvās konferences cenšas kļūt par piedzīvojumu, nevis tikai sadarbības partneru un darbinieku pasākumu. «Tās sāk arvien vairāk līdzināties rokkoncertam vai šovam. Piemēram, Digital Freedom Festival uzstājās ne tikai 100 runātāji no ārvalstīm, bet uz galvenās skatuves bija gan bungu skola, gan koris Dziesmu vara, gan Gas of Latvia ar VJ Zanes Zalmanes priekšnesumu, kā arī Latvijas veiksmes stāsts – Gamechanger audio dibinātājs Iļja Krūmiņš uzdžemoja kopā ar savu draugu un klientu Denisu Paškeviču, savukārt konferences pirmās dienas vakaru noslēdza režisore un DJ Žanete Skarule. Kādam tas varbūt jau izskatās pēc koncerta, taču tas konferencei ir jaunais vilnis,» klāsta J. Šleiers. Kompānija Lejiņa & Šleiers ir organizējusi vairākas konferences, piemēram, ReputationTime, ICF Couching Conversations, Efektologu asociācijas konferenci, UX Riga un jau piekto gadu rīkos Digital Freedom Festival. «Velns slēpjas detaļās – notikumu apmeklētājiem patīk pārdomāti sīkumi, taču divi lielie vaļi, uz ko balstās konferences, ir kvalitatīvs saturs uz skatuves un apmeklētāju kopējā ērtība,» secina J. Šleiers. Viņam piekrīt Dienas Biznesa konferenču nodaļas vadītāja Jūlija Pumpe, atzīstot, ka klasiskās vērtības, proti, satura kvalitāte, lektoru pieredze un prasme pasniegt informāciju aizraujoši, kā arī apmeklētāju komforta līmenis vienmēr būs pirmajā vietā. «Lai atšķirtos un piesaistītu klausītāju uzmanību, organizatori cenšas ieviest kaut ko jaunu, neredzētu. Palīgā nāk dažādi tehnoloģiski risinājumi, taču tie nenosaka toni pasākumos, tie ir mūsdienīgs risinājums pie pasākuma satura un vizuālā tēla veidošanas,» secina J. Pumpe, kura ir novērojusi, ka pēdējā laikā organizatori pasākumos bieži piesaista kādu iedvesmojošu guru. «Nereti pat ir tā, ka šādai lekcijai ir lielāka iedvesmojošā vērtība nekā reālas zināšanas, kuras pēc tam var izmantot uzņēmuma peļņas palielināšanai vai darba procesu uzlabošanai,» viņa spriež.

Mērīs apmierinātību

Šobrīd Latvijā, kā arī abās kaimiņvalstīs Lietuvā un Igaunijā, ir vērojama konferenču tematiskā segmentācija pēc tādiem pašiem principiem, kādi jau sen pastāv citās pasaules valstīs, spriež V. Gražulis. Tās iedalās lielajos forumos, kurus organizē ietekmīgi nozares uzņēmumi, profesionālajās konferencēs par aktuālām tēmām, piemēram, izmaiņām likumos, nodokļu administrēšanā, grāmatvedībā u.c., kā arī pasākumos, kas uzņēmumiem kalpo kā mārketinga instrumenti sava zīmola pozicionēšanai vai pakalpojumu pārdošanai. Konferenču segmentāciju ievēro to organizatori, taču apmeklētāji nereti kļūdās satura izvēlē, vadoties pēc konferences nosaukuma, viņš piebilst.

Tā kā laika vērtība nepārtraukti pieaug, kā arī tehnoloģijas un sociālie tīkli ir mainījuši informācijas uztveršanas paradumus, pieprasītākas kļūst īsākas un kodolīgākas konferences, pauž J. Pumpe. «Aizvien retāk konferences ilgst līdz pulksten 18. Cilvēki vēlas ātri saņemt informāciju, viņiem piemīt fragmentēta domāšana (clip thinking), tāpēc ļoti liela uzmanība tiek veltīta pasākuma vizuālajam noformējumam, video fragmentu, spilgtu un pārskatāmu infografiku izmantošanai runātāju prezentācijās, lai noturētu klausītāju uzmanību,» auditorijas prasības raksturo J. Pumpe.

V. Gražulis norāda, ka klausītāji vēlas saņemt pēc iespējas vairāk informācijas pēc iespējas mazākā laika periodā. «Lektoru uzstāšanās nav garākas par 15–30 minūtēm, organizatori vairs nevienam neļauj runāt stundu no vietas,» viņš teic.

Aktuāli konferenču temati ir saistīti ar jauno tehnoloģiju pielietošanu biznesa procesu optimizācijai, drošību kiberpasaulē un enerģētiku. Turpinās tendence rīkot konferences arī nestandarta telpās – industriāla stila zālēs ar metāla karkasu, neapstrādāta betona sienām un lieliem logiem. Ierastie krēsli un galdi tiek mainīti uz kubiem, pufiem un citām oriģinālām mēbelēm.

«Cilvēkiem patīk tīklošanas aktivitātes, darbs grupās, un šī tendence noteikti saglabāsies. Diskusijas un darbs mazās grupās turpinās aizņemt svarīgu vietu jebkuras konferences programmā. Parasti tās tiek turpinātas arī kafijas pauzēs vai brīvākā gaisotnē pēc oficiālās konferences daļas,» ir novērojusi J. Pumpe. Turklāt nav ilgi jāgaida, kad ar mobilo tehnoloģiju palīdzību, pie kādām šobrīd strādā Apple un Samsung, tiks mērīts konferenču apmeklētāju apmierinātības līmenis sarīkojuma laikā, fiksējot viņu emocijas mobilajās ierīcēs.

Prasības augstas

Konferenču organizatori neslēpj, ka iedvesmojas no ārvalstu kolēģiem un pārņem viņu pieredzi. «Lielākie tehnoloģiju festivāli parasti pārvērš pilsētu par dažādu savstarpēji saistītu notikumu skudru pūzni, piemēram, kvalitatīvākais tehnoloģiju festivāls Eiropā Tech Open Air Berlin jūlijā Berlīni pārvērš par vairāk nekā 200 dažādu notikumu kaleidoskopu. Centrālā aktivitāte notiek vēsturiskajā Austrumberlīnes radio mājā Funk House, daudzas halles, notikumi un, protams, izcils saturs – var dzirdēt tehnoloģiju superzvaigznes, sākot no YouTube dibinātājiem un beidzot ar Vācijas redzamākajiem censoņiem – Soundcloud u.c. Šai tendencei sekojam arī, organizējot Digital Freedom Festival. Pērn teju visu nedēļu Rīgā gan mēs, gan mūsu partneri un draugi rīkoja dažādus pasākumus, jo tobrīd tā bija kļuvusi par Baltijas tehnoloģiju galvaspilsētu, kurā spietoja vismaz vairāki tūkstoši ar tehnoloģijām saistītu entuziastu,» stāsta J. Šleiers. Savukārt kompānijas Lejiņa & Šleiers sadarbības partneri, organizējot mūzikas festivālu Tallinn Music Week, to papildinājuši ar konferences formātu. Lai arī Latvijas tirgus ir salīdzinoši neliels, konferenču apmeklētāji ir izlutināti, proti, dažādi pakalpojumi, papildiespējas, par kurām ārvalstu konferencēs ir jāmaksā, Latvijas pasākumos ir bez maksas – lielākās galvassāpes organizatoriem sagādā, piemēram, apmeklētāju ēdināšana, kas veido lielu budžeta daļu, klāsta J. Šleiers.

Konferenču organizēšanas izmaksas būtiski nav mainījušās. «Nemainīga ir klientu vēlme par tādu pašu naudu kā iepriekš uztaisīt kaut ko īpašu un vēl labāku,» viņš teic. Savukārt J. Pumpe ir novērojusi, ka konferenču rīkotāji vairāk domā par ekoloģiju, cenšas būt videi draudzīgāki.