Komunikācija Daudzie saziņas kanāli, ko izmanto privātajā dzīvē, ienāk arī darba ikdienā; uzņēmumos ieteicams vienoties par konfidenciālu dokumentu sūtīšanu un saziņu ārpus darba laika

«Mūsdienu dinamiskā dzīve nav iedomājama, izmantojot tikai vienu vai pāris saziņas kanālus, jo daudzo kanālu brīva pieejamība rada lavīnas efektu. Katrs lieto sev ērtāko, saprotamāko. Šai brīvībai ir gan plusi, gan mīnusi. Pie plusiem, protams, pieskaitāms tas, ka varam ātri sazināties dažādos «čatos», turklāt bez maksas un momentā redzēt atgriezenisko saiti, vai mūsu ziņa sasniegusi adresātu, vai tā ir izlasīta un vai persona otrā galā reaģē. Pie plusiem var pieskaitīt arī virtuālo robežu pārvarēšanu, jo daudz pieejamāka ir saziņa ne tikai vietējā, bet starptautiskā līmenī, piemēram, ar partneriem ārvalstīs,» saka Laura Geistarde-Šube, SIA Baltu Rotas biznesa attīstības vadītāja. Savukārt mīnuss ir tas, ka darba stundas neviļus iezogas arī «privātajā teritorijā» un saskaldītā informācija rada papildu stresu, fokusēšanās piepūli, lai atcerētos, kurā kanālā atrodas nepieciešamā informācija.

Izvēlas ērtāko

«Mums nav strikti aprakstītas politikas šajā jautājumā, bet mēģinām balansēt un nākt pretī cits citam arī šeit. Cenšamies kolēģus bez vajadzības netraucēt brīvdienās un ārpus darba laika, bet nevar noliegt, ka, risinot kādu operatīvu jautājumu, kas saistīts ar klientu vajadzību apmierināšanu, šad tad rodas vajadzība pārkāpt šo robežu,» atzīst L. Geistarde-Šube. Uz klientu jautājumiem sociālajos tīklos uzņēmums cenšas atbildēt pāris stundu laikā arī brīvdienās, kas ne vienmēr ir vienkārši, bet to pieprasa šis laikmets. Biznesā ir ļoti svarīga ātra komunikācija ar klientu, jo visi ir pieraduši ātri saņemt atbildes uz jautājumiem, tāpēc uzņēmējdarbība prasa pielāgošanos. Viņa uzskata, ka galvenais ir saglabāt veselo saprātu. «Mūsu pieredze ir tāda, ka darba laikā kolēģi izveidotajos «čatos» atbild nevilcinoties, atbilstoši situācijai, un mēs to ļoti novērtējam. Tāpat visi respektē, kad uz ziņu, kas nosūtīta ārpus darba laika, cilvēks var atbildēt tad, kad viņam ir ērti,» saka L. Geistarde-Šube.

Arī LMT nav strikti noteikts, kurus kanālus kādiem jautājumiem izmantot. «Mums ir uzņēmuma oficiālās informācijas apmaiņas sistēmas, tostarp ir arī droša kopdarbības vide. Taču darbinieki savstarpēji var vienoties un veidot savas grupas, piemēram, WhatsApp vai Facebook Messenger. Tā arī dzīvē notiek – struktūrvienība vienojas un komunicē savstarpēji tā, kā ir ērtāk. Neatkarīgi no komunikācijas veida mums ir iekšējie noteikumi par tehnoloģiju drošību, datu aizsardzību un privātumu, komercnoslēpumu. Darbinieki šajos jautājumos ir apmācīti, un viņiem tiek regulāri atgādināts par drošības un privātuma principiem,» norāda Laura Keršule, LMT viceprezidente. Vaicāta, vai ir vajadzīgs nodalīt, kādos kanālos sazināties kolēģu vidū un komunikācijā ar sadarbības partneriem, viņa teic, ka svarīgākie principi ir drošība, datu aizsardzība, saziņas ērtums un ātrums. Tāpēc uzņēmumā izmanto dažādus komunikācijas kanālus – viss ir atkarīgs no mērķa. Viņas skatījumā, ierobežojumi ierobežojumu dēļ ir bezjēdzīgi, bet ir nepieciešama risku vadība. «Konfidenciāli dokumenti netiks pārsūtīti kā Facebook Messenger pielikumi, bet saskaņot kādas ikdienišķas tehniskas lietas var arī WhatsApp vai citā visiem ērtā kanālā,» spriež L. Keršule.

Darba organizācija

Vaicāta, vai uzņēmumā ir noteikts, cik ātri jāatbild uz ziņām e-pastā un citos kanālos, tostarp par to, vai ziņojumi ir jālasa ārpus darba laika, L. Keršule teic, ka LMT nav ļoti kategorisku vadlīniju, bet ir pamatprincipi, cik stundu laikā jāatbild, piemēram, uz e-pastu, jo gadījumi ir ļoti dažādi un reizēm situācija prasa reaģēt nekavējoties, bet citā gadījumā, piemēram, atbildot uz aicinājumu piedalīties konferencē pēc trim mēnešiem, var droši atbildēt pāris dienās. «To, kad un kā atbildēt uz e-pastiem, vēstulēm vai citiem saziņas formātiem, nosaka mūsu korporatīvā kultūra, par kuru stāstām jaunajiem darbiniekiem jau pirmajā ievadlekcijā, iestājoties darbā LMT: uz telefona zvanu mums ir pieņemts atzvanīt vienas dienas laikā, bet uz e-pastiem atbildam ne vēlāk kā trīs dienu laikā,» viņa stāsta. Citus saziņas kanālus darbinieki visbiežāk izmanto tāpēc, ka ir nepieciešama īsa atbilde nekavējoties – tātad viņi cenšas īsi atbildēt, cik ātri vien iespējams. Saskaņā ar Darba likumu darbiniekiem nav pienākums lasīt ziņas ārpus darba laika, taču realitātē katrs darbinieks pats pieņem lēmumu, ko darīt vai nedarīt ārpus tā. «Protams, ja ir ārkārtas situācija, tad par to nekavējoties tiek ziņots atbildīgajiem darbiniekiem, un viņi iesaistās problēmas risināšanā arī ārpus darba laika. Taču nevar izslēgt situāciju, ka tad kāds darbinieks nav sasniedzams. Tāpēc darbs tiek organizēts tā, ka atsevišķos procesos, kur tas ir nepieciešams, tiek nodrošinātas darbinieku «dežūras» – kolēģim ir jābūt sasniedzamam noteiktā laikā, ja rodas šāda nepieciešamība,» skaidro L. Keršule.

Cieni privāto laiku

Samsung Electronics Baltics komunikācijas vadītāja Baltijas valstīs Līga Bite uzsver, ka ikvienam ir svarīgi labi atpūsties, pavadīt laiku ar ģimeni, veltīt to hobijiem vai citām nodarbēm, kas uzlādē un iedvesmo, tādēļ kompānijā darbības princips ir efektīvi strādāt darba laikā, lai brīvdienas un darba dienu vakari būtu darbinieku rīcībā.

«Protams, ir gadījumi, kad nepieciešams reaģēt nekavējoties. Tādās situācijās kolēģi ir saprotoši, ja saņem ziņu vai zvanu ārpus darba laika, un atbild, cik ātri vien iespējams,» viņa teic. Iekšējai komunikācijai uzņēmumā izmanto savu drošības platformas risinājumu – Samsung Knox Portal, ar ko ir iespējams sazināties ne tikai e-pastā, bet arī Knox Messenger, kas ir līdzvērtīgs īsziņām vai WhatsApp sarakstēm. Ar šo rīku iespējams operatīvi uzdot jautājumus, atbildēt un dalīties ar savu viedokli, neizsūtot vairākus e-pastus kolēģiem. Tajā ir iespējams iestatīt dažādus režīmus, lai darbinieki varētu redzēt kolēģu aizņemtību un saprast, kurā brīdī var vērsties ar savu jautājumu un kurā labāk to nedarīt. Lietojot Knox Portal brīvdienās, parādās ziņa «cieni kolēģu privāto laiku un neraksti brīvdienā» vai «persona nevarēs atbildēt uzreiz».