Sapulces Nav iedomājams uzņēmums bez sapulcēm, un šodien tās ir visdažādāko formu un veidu – gan klātienes, gan virtuālas, gan arī rakstiskas

«Mūsdienīga sapulce ir īsa, koncentrēta, ar skaidru mērķi un katra dalībnieka skaidru lomu tajā. Sapulcei ir iepriekš noteikta dienaskārtība, un tās laikā tiek piefiksētas tajā sasniegtās vienošanās un noteiktie uzdevumi, atbildīgās personas un izvirzītie termiņi. Svarīgi, lai termiņi nav garāki par divām nedēļām,» klāsta Līga Treiliha, plaša patēriņa finanšu pakalpojumu sniedzēja Creamfinance Latvia izpilddirektore. Arī Microsoft vadītāja Baltijā Renāte Strazdiņa uzskata, ka veiksmīgai sanāksmei ir svarīgi, lai visi zina tās mērķi, uzdevumus, aktīvi iesaistās un fokusējas uz konkrēto darbu. Tāpēc viņa bieži vien dod priekšroku īsākām, bet efektīvākām sanāksmēm, kur ātri «saskrienas» ar kolēģiem klātienē vai virtuāli un vienojas par darāmo. L. Treiliha piekrīt tam, ka labāk organizēt biežas – kaut katru dienu – un īsas sapulces piecu līdz 15 minūšu garumā, nekā retas un garas, jo cilvēki labāk koncentrējas īsam, mērķtiecīgam pasākumam, nekā garam un izplūdušam. Viņas skatījumā arī ir svarīgi vairāk laika veltīt visu iesaistīto cilvēku uzdevuma pārrunāšanā un vienošanās atrašanā, nekā neapspriesties, pietiekami neizdiskutēt un pēc tam daudz vairāk laika veltīt problēmu risināšanā, ko radījis līdz galam neizrunātais jautājums.

«Sapulce var būt efektīvākais instruments komandas informēšanai un darba organizēšanai, darbinieku iesaistei un jaunu ideju radīšanai, sarežģītu jautājumu risināšanai un lēmumu pieņemšanai. Tomēr tas var būt arī bezjēdzīgi izšķiests laiks, kur neviens īsti nesaprot jēgu, novirzās no tēmas, garlaikojas vai neuzkrītoši cenšas darīt citus darbus,» atgādina Žozita Beresņeva, LMT Personāla vadības direktore. Sapulces vadītājam jāraugās, lai ideju apmaiņā efektīvi tiktu iesaistīti visi dalībnieki, visiem būtu skaidrs sapulces rezultāts un nākamie uzdevumi.

Samsung Electronics Baltics personāla vadītājs Gvido Liepiņš piebilst, ka svarīga ir savstarpēja cieņa, kas nozīmē ierašanos laikā, sapulces «neievilkšanu», precīzu iesaistīto personu uzaicināšanu un konkrētību sarunā. Būtiska loma ir sapulces vadītājam, kurš seko līdzi konstruktīvai sanāksmes gaitai. «Tās laikā būtiski sagatavot īsu kopsavilkumu par pieņemtajiem lēmumiem un darbībām kopā ar termiņiem un atbildīgajiem, lai izrunātais nesajūk un neaizmirstas,» viņš spriež.

Sekojot prioritātēm

Lai uzņēmumā nebūtu nebeidzamu sapulču, L. Treiliha ieteic visu laiku uzturēt prioritāšu sarakstu, un, piemēram, piedalīties sapulcēs tikai par trim svarīgākajiem jautājumiem, bet pārējos atstāt uz vēlāku laiku vai arī deleģēt tos padotajiem. «Sapulcēs nevajadzētu pavadīt vairāk par 20% no sava darba laika. Daudz svarīgākas ir diskusijas klātienē ar katru iesaistīto pusi atsevišķi, lai patiesi noskaidrotu katra viedokli un to, kas varētu būt traucējošie un veicinošie faktori katra konkrētā cilvēka vai nodaļas lēmuma pieņemšanā un kompromisa rašanā,» viņa norāda.

R. Strazdiņa piebilst, ka talkā nāk tehnoloģijas. Piemēram, Outlook Analytics, plānojot jaunu sanāksmi, «pamana», ja sapulču kļūst pārāk daudz, un ierosina rezervēt t.s. fokusa laiku, kad var koncentrēties individuālajam darbam. «Saņemot šādu atgādinājumu, aizdomājos, vai sanāksmju tiešām nav pārāk daudz un vai tās visas nepieciešamas,» viņa teic.

Animācijas studijas Panic vadītāja Rita Šteimane apstiprina, ka ir daudz rīku, kas palīdz efektivizēt darba procesu un «izvairīties» no sapulcēm. Piemēram, viņa ikdienas darbā ar komandu izmanto mākoņpakalpojumu Slack, kas palīdz organizēt komandas darbus. Tur katram projektam ir savs komunikācijas kanāls, un tajā ir visi projektā iesaistītie cilvēki. Jebkuru projekta statusu visa komanda var apspriest virtuāli, turklāt katrs to var veikt viņam ērtākajā brīdī. Tādā veidā ir būtiski samazinājies iekšējo sapulču apjoms. R. Šteimane darbus plāno tā, lai sapulču laiks nepārsniedz pusi no dienas. Pretējā gadījumā veicamie uzdevumi ievelkas, savukārt, ja sanāksmei neseko rīcība, tai nav vērtības.

Ne minūti ilgāk

Creamfinance sapulču vadlīnijas nosaka, ka tās sākas precīzi minūti minūtē un arī beidzas laikā – ne minūti vēlāk, bet ir iespēja beigt ātrāk. Katrs dalībnieks ir sagatavojies un referē par iepriekšējā sapulcē uzdoto uzdevumu izpildi. Ja kaut kas neiet pēc plāna, tiek rasti risinājumi, kā var glābt, uzlabot un vērst situāciju uz labu. L. Treiliha iesaka netērēt laiku, gari skaidrojoties, kāpēc kaut kas neizdevās. «Jākoncentrējas uz nākotni, nevis uz pagātni,» viņa mudina. Vēl Creamfinance noteikumi paredz, ka tiek fiksētas problēmas un pārspriesti to patiesie cēloņi. Svarīgi ir pēc iespējas ātrāk apzināties, ja kaut kur ir problēma vai tā draud rasties. L. Treiliha piebilst, ka ir svarīgi mērīt un katrā sapulcē apskatīt savus darbības rādītājus un apspriest tos, kur kaut kas «buksē», tādējādi kopīgi rodot jaunus risinājumus.

SIA Felici valdes priekšsēdētāja Alise Balgalve uzsver, ka sapulcei jābūt strukturētai, vērstai uz rezultātu un lai tajā pārrunātās tēmas attiecas uz tiem cilvēkiem, kuri piedalās sanāksmē. Lai visa diena nepaietu sapulcēs, viņas skatījumā, ir svarīgi saprast, kāds ir gaidāmais sapulces rezultāts, kam jāpiedalās, lai to sasniegtu, un kāds ir optimālais garums. «Vajadzīgs izvirzīt sapulces vadītāju, kurš veic piezīmes un seko līdzi, lai pārrunātais atbilst tēmai,» saka A. Balgalve.

Robežas izplūst

R. Šteimane uzskata, ka robežas, kas ir sapulce, mūsdienās ir izplūdušas. Tas var būt zvans, kas ilgst 40 minūšu, un tā var būt tērzēšana digitālajā platformā ar komandu par konkrētu jautājumu. «Formātam nav nozīmes – galvenais, lai nonākam pie nepieciešamā rezultāta,» pauž viņa. Tā kā Panic darbojas ar uzņēmumiem visā pasaulē, ikdienā sapulces lielākoties notiek virtuāli – Skype, Google Hangout, Zoom un reizēm pat WhatsApp. Tam ir daudz priekšrocību, sākot ar ceļā ietaupīto laiku, kas reizēm ir tikpat ilgs, kāds ir pats tikšanās laiks, līdz iespējai būt daudz operatīvākiem, lai izrunātu aktuālo jautājumu.

«Animācijas projektos esam konstatējuši konkrētas fāzes, kad nepieciešamas tikšanās ar klientiem vai komandu. Ikdienā sasaucam sapulces par konkrētu jautājumu, kas ir jāatrisina. Ja jautājums ir interpretējams vai iesaistītajiem ir dažādi viedokļi, labāk atrast laiku, lai to kopīgi izrunātu un rastu vienošanos. Citās saziņas platformās tas var būt neefektīvi un ilgi,» uzskata R. Šteimane. Viņa piebilst, ka iknedēļas statusa sapulces ir noderīgas, lai ikdienas darba dunā kaut kas neaizmirstos un redzētu progresu par katru darba soli.

Svarīgo – klātienē

Erudīcijas galda spēles Kontinentu Medības līdzautore Aija Rāviete ir pārliecināta, ka sapulces ir noderīgas, jo savstarpējā darbinieku un vadītāju komunikācijā rodas vislabākās idejas. Taču tām jābūt ar mēru un mērķi. Arī pilna servisa digitālās aģentūras Bright valdes locekle Zane Šneidere uzskata, ka mūsdienās sapulcei ir vēl lielāka vērtība, jo tā ir iespēja veidot dzīvu dialogu un nodot ziņu, izmantojot acu kontaktu, žestus. Neviens digitāls risinājums nevar aizstāt vērtīgo kontaktu aci pret aci, kurā tiek izmantoti verbālie un neverbālie komunikācijas līdzekļi. «Manuprāt, ikvienam darbiniekam kā uzņēmuma pārstāvim ir svarīgi dzirdēt uzņēmuma jaunumus. Konceptuāli svarīgi jautājumi ir jāizstāsta klātienē, lai vadība var novērtēt darbinieku reakciju un uzreiz diskutēt, lai atbildētu uz neskaidrajiem jautājumiem,» viņa saka.

Starptautiska vide, laika trūkums un tehnoloģijas ievieš izmaiņas sapulču koncepcijā. Piemēram, neskatoties uz to, ka daži darbinieki ir komandējumā, citi atrodas ceļā uz darbu, bet vadītāja ir ārpus valsts, ir tūlīt jāpieņem lēmums par piedalīšanos vērienīgā projektā. Ir vairāki scenāriji, kā rīkoties, – gaidīt iespēju, lai sanāktu uz sapulci reālā vidē, sarakstīties WhatsApp vai Viber grupā un vienoties vai organizēt konferences zvanu, kur pēc piecām minūtēm katrs pieslēdzas no sev ērtas vietas un ierīces. Reizēs, kad fiziska dalība nav iespējama, vienmēr pastāv iespēja sapulci ierakstīt vai arī sagatavot sapulces piezīmes, kuras tūlīt pēc sarunas tiek izplatītas iesaistītajam pusēm. Arī šādiem nolūkiem ir virkne rīku,» saka Z. Šneidere.

Vai tiešām vajag?

«Nepieciešamība rīkot sapulci jāizvērtē atbildīgi, jo ne velti šai tēmai veltīts joks: ja nav ko darīt – sasauc sapulci. Mūsdienās ir virkne risinājumu, kurus izmantot savstarpējai komunikācijai, – aprunāšanās aci pret aci, zvani, e-pasti, WhatsApp un līdzīgu programmu čati jeb tiešsaistes tērzētavas, sapulces un citas iespējas. Svarīgi atrast katram jautājumam efektīvāko pieeju, kā arī organizācijā vienoties par savstarpējo saziņas kultūru un principiem,» saka G. Liepiņš. Samsung birojā operatīvo jautājumu risināšanai tiek dota priekšroka savstarpējām sarunām aci pret aci, aizejot pie kolēģa un uzreiz izrunājot darāmo. Sapulces, iepriekš rūpīgi plānojot, tiek rīkotas, lai notiktu informācijas apmaiņa lielākā grupā ar vadību vai citu valstu kolēģiem.

«Mūsdienīga sapulce ir efektīva. Ņemot vērā, ka uzņēmējdarbības vide šajā laikmetā ir ļoti strauja, lai turētu tai līdzi, ir jāpiemīt izkoptām laika plānošanas un prioritāšu noteikšanas prasmēm,» saka A. Rāviete. Lai sapulce būtu efektīva, viņas skatījumā, tai jāatbilst vismaz trim kritērijiem – jābūt skaidri definētam mērķim, laika «rāmim» un skaidrībai par to, cik cilvēku jāiesaista sanāksmē, lai efektīvi un kvalitatīvi sasniegtu izvirzīto mērķi. Šie kritēriji palīdz saprast, kāpēc un vai tiešām ir nepieciešama sapulce, lai konkrēto jautājumu risinātu. Iespējams, efektīvāks veids ir saziņa Slack vai kādā citā komunikācijas kanālā.

Uzreiz par lietu

«Laiks ir vērtīgs resurss, un tikšanās kļūst īsākas un koncentrējas uz pāris jautājumiem. Kad darba procesā saprotam, ka nepieciešama kopīga sapulce, nereti tā tiek organizēta jau tajā pašā dienā, jo atrast 15 minūtes ir būtiski vieglāk, nekā ieplānot, teiksim, pilnu stundu,» teic R. Šteimane.

Jebkurai sapulcei ir svarīgi sagatavoties. Pirms tās ir svarīgi saprast, kāds būs tikšanās mērķis un kāda ir katra dalībnieka loma, ja tas nav skaidrs. Tas ļaus sākt sapulci uzreiz «par lietu». Tās vadītājam jābūt skaidriem punktiem, kas jāizrunā, un par kuriem jautājumiem jāpieņem lēmums tās noslēgumā. Savukārt dalībniekiem jābūt sagatavotiem jautājumiem no savas puses. Noslēgumā ir svarīgi sadalīt uzdevumus un vēlreiz atgādināt, par ko vienojās tiekoties, lai beigās komanda nepaliek ar pārdomām un neskaidriem jautājumiem.

Lai SIA Felici sapulces būtu efektīvākas, uzņēmumā ir zināmas vadlīnijas: katrs dalībnieks sapulcē nosauc trīs labās lietas un trīs izaicinājumus. Viens no galvenajiem kritērijiem ir runāt par to, kas ietekmē kolēģu ikdienas darbus. Piemēram, plānots klīniskais pētījumus – tas ir labs kritērijs tirdzniecības veicināšanai un pārdošanas komandai var palīdzēt «noķert» klientu. A. Balgalve piebilst, ka produktiem ir BRC (British Retail Consortium Global Standarts) kvalitātes sertifikāts, kas paredz ikmēneša kvalitātes sapulces, kas ir precīzi strukturētas un atšķiras no iknedēļas aktīvajām un dinamiskajām sapulcēm.

70% virtuālas

ASV 37% darbinieku laika mūsdienās tiek pavadīts sapulcēs, liecina kompānijas Verizon aplēses. «Jāatzīst, ka arī es, vadot Microsoft darbību visā Baltijā, īstenojot visdažādākos inovāciju projektus sadarbībā ar klientiem un partneriem, sapulcēs pavadu ļoti daudz laika. Tomēr tās lielākoties nav sapulces tradicionālā šī vārda nozīmē, kad dalībnieki ierodas, sasēžas ap galdu un pārrunā konkrētās sapulces tēmas. Droši vien ap 70% sapulču, kurās piedalos, ir virtuālas, kad viens, vairāki vai pat visi sapulces dalībnieki tai pieslēdzas digitāli. Tas ir vienīgais veids, kā ikdienā efektīvi organizēt sadarbību ar kolēģiem un klientiem starptautiskā līmenī. Arī Latvijā bieži vien izmantojam iespēju sanākt kopā virtuāli – taupot laiku, kas jāpavada ceļā uz sanāksmes vietu,» saka R. Strazdiņa. Virtuālas sapulces prasa atbilstošu tehnoloģiju nodrošinājumu – ne tikai labu pieslēgumu un videokameru, bet arī iespēju dalīties ar savu ekrānu citu sapulces dalībnieku datoros, apmainīties ar failiem, izmantot ne tikai video, bet arī tērzēšanas iespējas u.tml. Lai noturētu klātienes sajūtu virtuālās konferencēs, svarīga ir video funkcija, kas ļauj dalībniekiem vairāk fokusēties, koncentrēties uz sanāksmes tēmu, izjust kopīgo darbu.

«Protams, nekas nevar pilnībā aizvietot satikšanos klātienē – reizēm tas ir prieks par atkalredzēšanos ar partneriem vai kolēģiem, reizēm nepieciešama pilnīga iedziļināšanās un pleca sajūta, risinot sarežģītus uzdevumus. Citreiz radušās kādas nesaprašanās, ko prātīgāk un vieglāk atrisināt klātienē,» saka R. Strazdiņa.

Kavētāji cienā ar picu

Ž. Beresņeva teic, ka visiem darbiniekiem jāvienojas un jārespektē organizācijas sapulču kultūra un noteikumi, lai tās no «pasēdējām un parunājām» kļūtu par efektīvu darba instrumentu. Nesen LMT darbiniekiem tika noorganizēts speciāls seminārs, lai pilnveidotu sapulču kultūru organizācijā. Tā laikā tika apkopotas darbinieku visbiežāk pieļautās kļūdas, kā arī tika izstrādāti efektīvu sapulču organizēšanas un norises principi uzņēmumā. «Interesanti, ka paši darbinieki bija ļoti ieinteresēti padarīt sapulces maksimāli efektīvas un ierosināja «sankcijas» tiem, kuri pārkāps sapulču kultūru, piemēram, pienākumu kavētājiem uzcienāt pārējos sapulces dalībniekus ar picu vai kādiem citiem gardumiem. Tas apliecina, ka darbiniekiem kopumā ir ļoti svarīgi, lai sapulcēs visi iesaistītos vienlīdz efektīvi, cienot savu un citu laiku,» viņa norāda. Šobrīd uzņēmums iedzīvina praksē tos principus, par kuriem visi ir kopīgi vienojušies. Plānota pat īpaša darbinieku informācijas un iesaistes kampaņa, tāpat visās apspriežu telpās interesantā un asprātīgā veidā tiks izvietoti atgādinājumi par principiem, ko ievērot sapulču organizēšanā un norisē.

«Gluži kā karote darvas sabojā medus mucu, viens neefektīvs dalībnieks būtiski samazina sapulces kvalitāti un arī citu dalībnieku motivāciju. Ja visi ievēro efektīvu sapulču principus, tad nevienam nav liela darba dienas daļa jāpavada garlaicīgās un neefektīvās sapulcēs,» saka Ž. Beresņeva.

Bez telefoniem

«Ņemot vērā, ka LMT ir tehnoloģiju uzņēmums, darbinieki lielākoties ir kaislīgi dažādu ierīču lietotāji, arī pildot daba uzdevumus. Tomēr labi apzināmies, ka neīstajā laikā un veidā izmantoti rīki tikai traucē efektīvam darbam. Sanāksmes vai tikšanās laikā atbildēt uz telefona zvaniem, e-pastiem vai sērfot internetā ir necieņas izrādīšana pret klātesošajiem,» saka Ž. Beresņeva.

Arī G. Liepiņš teic, ka viedtālruņi, datori un citas ierīces var traucēt sapulci, ja tās laikā tiek lietots saturs, kas nav saistīts ar konkrētās sanāksmes tēmu. «Tas ir organizācijas kultūras un savstarpējās cieņas jautājums,» viņš uzskata.