Vienmēr var kaut ko uzlabot un pilnveidot, un to mēs arī darām – tā par elektronisko iepirkumu sistēmas lietošanas ērtumu un plāniem to pilnveidot intervijā DB stāsta VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta direktors Oļegs Fiļipovičs

Elektroniskie iepirkumi

Cik plaši publiskajā pārvaldē iepirkumos tiek izmantota Elektronisko iepirkumu sistēma (EIS), kādos gadījumos tas ir obligāti?

Reģistrācijas dati rāda, ka pašlaik Valsts reģionālās attīstības aģentūras (VRAA) uzturētajā EIS ir reģistrētas 1243 pircēju organizācijas. Iestādēm, kas ir pasūtītāji attiecīgo Publisko iepirkumu likuma pantu izpratnē, EIS e-konkursu apakšsistēmā ir obligāti jāievieto iepirkumu plāni. Papildus jāizsludina visas iepirkumu procedūras, sākot no noteikta līgumcenas sliekšņa. No šā gada aprīļa EIS e-konkursu apakšsistēmā obligāti jāveic centralizēto iepirkumu institūciju iepirkumi ar paredzamo līgumcenu virs Eiropas Savienības (ES) noteiktā sliekšņa, kas precēm un pakalpojumiem ir 135 000 eiro, bet būvdarbiem – 5 225 000 eiro, savukārt no šā gada 1. oktobra iepirkuma procedūru veikšana EIS ir obligāta visiem iepirkumiem virs šiem sliekšņiem. Šādu iepirkumu ar katru brīdi kļūst aizvien vairāk. EIS e-pasūtījumu apakšsistēmā ir atrodami VRAA iepirkumu procedūru rezultātā izveidotie preču un pakalpojumu katalogi, kuros jebkurš pasūtītājs var iegādāties sev nepieciešamās preces un pakalpojumus, nerīkojot iepirkumu procedūras.

Vairākas uzņēmēju organizācijas ir uzsvērušas, ka vēlas, lai visi publiskie iepirkumi, tostarp arī nelielie, būtu elektroniski. Vai pašlaik notiek virzība uz to?

Publisko iepirkumu likums paredz, ka no nākamā gada aprīļa visas publiskās iepirkumu procedūras tiks veiktas elektroniski, savukārt no 2019. gada 1. janvāra visi publiskie iepirkumi ar paredzamo līgumcenu virs 10 000 eiro (piegādēm un pakalpojumiem) vai virs 20 000 eiro (būvdarbiem) būs jāizsludina e-konkursos. Varu atzīties, ka šis pēdējais posms mani mazliet biedē, jo EIS primāri ir veidota, lai izpildītu ES direktīvas prasības, tas nozīmē, ka tā ir veidota lielākiem iepirkumiem. Maziem iepirkumiem ir nepieciešama daudz vienkāršāka pieeja. Turklāt nav arī atrisināts cilvēkresursu jautājums, jo e-konkursu darbības nodrošināšanai būtu nepieciešami 14 darbinieki, taču VRAA pašlaik ir četri. Tādēļ mēs nodrošinām interaktīvu apmācības materiālu ievietošanu EIS mājaslapā, piemēram, publicējam video rullīšus, kuros skaidrots, kā strādāt e-konkursu apakšsistēmā.

Par elektroniskajiem publiskajiem iepirkumiem tiek runāts kā par efektīvu rīku šā procesa caurspīdīguma un efektivitātes nodrošināšanai. Vai varat minēt, kā tas izpaužas, kādi ir galvenie ieguvumi pasūtītājiem un piegādātājiem?

Vispirms jau piegādātājiem ieguvums ir tas, ka neskaitāmos portālos un mājaslapās nav jāmeklē informācija par paredzamajiem iepirkumiem. Kā jau minēju, visi iestāžu iepirkumu plāni ir pieejami vienuviet ‒ EIS , kas nodrošina ieinteresēto personu informētību par plānotajiem iepirkumiem. Piedāvājuma iesniegšana elektroniskā veidā ir ērtāka, jo nav nepieciešams pašiem klātienē iesniegt piedāvājumu papīra formātā. Īpaši tas attiecas uz piegādātājiem, kas piedalās iepirkumos, atrodoties ārpus Latvijas (piemēram, kāda uzņēmuma jurists stāstīja, ka EIS piedāvājumu iesniedzis, pats atrodoties Toronto – red.). Piedāvājumu atvēršanai ir iespējams sekot līdzi tiešsaistē, vairs nav nepieciešama dalība piedāvājumu atvēršanā klātienē. EIS nepastāv jebkādas bažas par to, ka pasūtītājs «pielabo» piedāvājumus, jo sistēma vienkārši neļauj veikt šādas darbības.

Iepirkumu uzraudzības biroja vadītāja Dace Gaile ir norādījusi, ka EIS galvenais izaicinājums ir kļūt draudzīgai pasūtītājam. Pašlaik tā ir ērta piegādātājiem, taču daudzi pasūtītāji ar to ir gana neapmierināti. Vai ir plānoti kādi uzlabojumi šajā ziņā?

Jāteic, ka vispirms EIS testa kārtībā sāka lietot mūsu iestāde, lai saprastu, kas pilnveidojams sistēmā. Tikai pēc tam, kad paši bijām to izmēģinājuši un atzinuši par gana lietojamu, piedāvājām to arī citiem. Šā gada beigās plānojam veikt lietotāju (tieši pasūtītāju) aptauju, lai saprastu, kas EIS lietošanā apmierina, kas nē, kādas ir vājās vietas.

Tātad sistēma tiek nemitīgi uzlabota?

Noteikti.

Mobilly pārstāvis Ģirts Slaviņš e-veselības kontekstā izteicās, ka lielo sistēmu izstrādātāji pēc definīcijas nav spējīgi izstrādāt lietotājam draudzīgu interfeisu, jo viņi ir orientēti uz sistēmas funkcionēšanu kopumā. Viņš ieteica risinājumus, kas sistēmu padara draudzīgu lietotājiem, izvēlēties pēc hakotona principa. Kāds ir jūsu viedoklis?

Domāju, ka tas īsti nebūtu iespējams. Jo, piemēram, mobilās aplikācijas ir domātas vienai konkrētai funkcijai, līdz ar to tās viegli var izstrādāt ļoti draudzīgas lietotājam. Savukārt EIS ir jāatbilst Publisko iepirkumu likumā un vairākos MK noteikumos atrunātām normām, tāpēc EIS pēc definīcijas ir sarežģīta sistēma, kas paredzēta vairākām funkcijām. Tas šo sistēmu padara smagnēju un nosaka, ka būs, vienkāršoti izsakoties, jāspiež vairākas pogas un būs nepieciešams daudz vairāk klikšķu, nekā tas ir parastā mobilajā aplikācijā, kas paredzēta vienai konkrētai funkcijai.

Iestāžu publisko iepirkumu komisiju sekretāri ir minējuši šādus galvenos EIS trūkumus: lēns tīmekļvietnes ielādes ātrums, tā ir grūti uztverama un neērta, liels nepieciešamo soļu un pogu skaits, piemēram, lai pārietu no viena posma uz nākamo, nepieciešami vismaz desmit klikšķi, nereti nevar saprast, kādas secīgas darbības jāveic, e-konkursu informācijas ievade EIS prasa ļoti daudz laika. Vai jums ir komentāri par šo?

Attiecībā uz tīmekļvietnes ielādes ātrumu, mēs pašlaik strādājam pie tā, lai to padarītu ātrāku. Diemžēl ar to, ka ir daudz pogu un klikšķu, jārēķinās. Mēs sistēmu varam vienkāršot, taču nekad nebūs tā, ka no viena posma uz nākamo varēs pāriet tikai ar vienu klikšķi. Tas lielā mērā ir saistīts ar jau minēto normatīvo aktu prasībām. Tomēr tas neizslēdz, ka ir lietas, ko var vienkāršot vai kuru īstenošanai var piedāvāt alternatīvas iespējas. Domāju, daudz ko šajā ziņā parādīs lietotāju aptauja.

Ģ. Slaviņš minēja, ka sistēmas izstrādātājiem pret sevi ir jābūt nejaukiem. Ir jāstrādā ar hronometru rokās tikmēr, kamēr iegūtais rezultāts tīri laika patēriņa ziņā ir apmierinošs. Cik jūs bijāt nejauki pret EIS izstrādātājiem?

Mēs bijām ļoti nejauki (smejas). Ja mēs skatāmies no privātā biznesa skatu punkta, tad jebkurš lieks klikšķis par trešdaļu samazina lietotāju skaitu. Tas ir iemesls, kādēļ mobilās aplikācijas, kas domātas vienai funkcijai, ir tik parocīgas. EIS gadījumā likums uzliek pienākumu ar minēto sistēmu strādāt, taču tas nenozīmē, ka jāapdala pasūtītāji. Līdz ar to mēs turpināsim sistēmu uzlabot un vienkāršot. Jau pašlaik EIS daudz kas ir vienkāršots, piemēram, sēžu vadība. Nākotnē varētu tikt vienkāršota piedāvājumu vērtēšana.

Pasūtītāji kā vienu no neērtībām minējuši to, ka kļūdas gadījumā, nospiežot taustiņu «back», sistēma atmet pašā sākumposmā, nevis tikai vienu soli atpakaļ.

Jā, kā jau teicu, piemēram, e-konkursi veidoti no vairākiem posmiem un katrs posms paredz vairāku soļu veikšanu. Ja posmā, kas sastāv no 10 soļiem, jūs kļūdāties septītajā solī un nospiežat «back», tad jums viss posms ir jāsāk no jauna. Tā tas ir. Tas ir viens no virzieniem, kuru varētu vienkāršot un uzlabot.

Ko par EIS saka VRAA iepirkumu cilvēki, vai ir ar to apmierināti?

Izcilībai nav robežu, vienmēr var kaut ko uzlabot un pilnveidot, un to mēs arī darām. Tomēr pašlaik sistēma strādā daudz ērtāk un operatīvāk nekā pirms gada, kad to sākām lietot.

Konferencē, kas bija veltīta elektroniskajiem publiskajiem iepirkumiem, daudzu pasūtītāju prezentācijās izskanēja, ka e-konkursos piedalās mazāk piegādātāju, nekā tas ir bijis analogos iepirkumos. Tiesa, pasūtītājiem nebija īsta skaidrojuma, kādēļ tā. Tika pieļauts, ka daudzām mazām kompānijām EIS ir pārāk sarežģīta. Vai tā varētu būt?

Es noteikti nepiekrītu, ka e-konkursi varētu būt iemesls piegādātāju skaita kritumam. Mūsu veiktie iepirkumi to noteikti neapstiprina. Uzņēmēji ir ļoti elastīga sabiedrības daļa. Tikai pasūtītājiem ir laicīgi savi piegādātāji jāinformē, ka tiks rīkots e-konkurss, jo piegādātājiem ir jāreģistrējas EIS un tas jāizdara savlaicīgi. Piemēram, Lietuvā kādreiz bija norma: ja līdz piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām ir palikušas mazāk nekā trīs dienas, tad sistēma jaunus piegādātājus neapkalpo. Mūsu sistēma nav tik nežēlīga. Ir bijis gadījums, kad EIS reģistrē piegādātāju iepriekšējās dienas pēcpusdienā un nākamās dienas desmitos no rīta jau ir piedāvājuma iesniegšanas beigu termiņš. Tomēr mēs noteikti aicinām pasūtītājus savās mājaslapās pie paziņojuma par iepirkumu norādīt, ka tas būs e-konkurss un piegādātājiem ir savlaicīgi jāreģistrējas EIS. Tāpat, konsultējoties ar nozari par topošu iepirkumu, ir vērts pabrīdināt, ka tas būs e-konkurss.

No 1. oktobra e-konkurss iepirkumiem virs 135 000 eiro būs obligāts arī pašvaldībām. Ko liecina jūsu pieredze, cik pašvaldības, īpaši nelielās, tam ir gatavas?

Tas ir atkarīgs no lietotāja, tomēr es negribētu teikt, ka pašvaldībām būtu lielākas grūtības nekā citām iestādēm. Pieļauju, ka būs dažas pašvaldības, kurām būs grūti tikt galā, tomēr tas būs jāizdara, un no mūsu puses tiks nodrošināts nepieciešamais atbalsts. Tāpat mēs pasūtītājus aicinām iepazīties ar EIS ievietotajām video pamācībām sistēmas lietošanai, t.sk. ar to daļu, kas domāta piegādātājiem. Tomēr attiecībā uz nelieliem iepirkumiem (virs 10 000 eiro), kas būs elektroniski jāsludina no 2019. gada sākuma, būs jāizstrādā vienkāršota e-iepirkumu versija, lai tā nebūtu sarežģītāka, piemēram, par kāda ziņu portāla navigāciju. Pagaidām vēl tā nav.

Kāda valsts pārvaldes iestāde, kas veic elektroniskos iepirkumus, norāda, ka e-konkursu informācijas ievadīšana EIS aizņem veselu darba dienu, kas ir daudz.

Ja tas ir sarežģīts iepirkums, kas sastāv no vairākām daļām, tad tā varētu būt. Taču tam ir arī viena priekšrocība – daļu piedāvājumu, kas neatbilst kritērijiem, atsijās sistēma un tie nemaz nenonāks pie vērtētājiem. Piemēram, ja e-konkursā ir ievadīta prasība, ka uzņēmuma apgrozījumam ir jābūt ne mazākam par summu x, bet pretendents norāda mazāku summu, tad EIS viņam automātiski nemaz neļauj iet tālāk. Līdz ar to EIS atvieglo darbu vērtētājiem, jo piedāvājumus, kas neatbilst kādiem formāliem kvantitatīviem kritērijiem, sistēma nemaz tālāk nepalaiž. Turklāt pasūtītājs var veidot un saglabāt EIS paredzētās sagataves, ko izmantot turpmākajos iepirkumos, tādējādi ievērojami vienkāršojot turpmāko iepirkumu organizēšanu.

Uzņēmuma RB Rail vecākā juriste Baiba Zauere norādīja, ka pie pašreizējās EIS ir liels risks zaudēt ārvalstu piegādātājus, jo viņiem ir grūti šo sistēmu saprast. Lūk, galvenās problēmas: automātiskie ģenerētie dokumenti ir tikai latviešu valodā, nav iespējams augšuplādēt neieinteresētības apliecinājumu citā valodā, apgrūtināta bilingvālu veidņu izveide.

Neieinteresētības apliecinājums ir jāparaksta pasūtītāju darbiniekiem, kas 99% gadījumu ir Latvijas iedzīvotāji. Mēs neprognozējam tādus gadījumus kā RB Rail, kas nav «klasisks pasūtītājs». Tas, ko mēs piedāvājam ārvalstu piegādātājiem, ir video pašapmācība angļu valodā, pašlaik sistēmas interfeiss ir pieejams arī angļu valodā, un līdz šā gada beigām tiks pārtulkoti arī visi klasifikatori. Pašlaik lielākais šķērslis attiecībā uz ārvalstu piegādātājiem ir tas, ka MK noteikumi neparedz reģistrācijas veidlapas angļu valodā. Taču tajos tiks gatavoti grozījumi, kas tiks skatīti kopā ar budžeta paketi, un mēs ceram, ka līdz gada beigām tie tiks pieņemti. Tas nozīmē, ka jau nākamgad VRAA pieņems reģistrācijas veidlapas arī angļu valodā.

Ārvalstu piegādātājiem ir arī problēmas ar elektronisko parakstu, īpaši tas attiecas uz trešo valstu, piemēram, Ķīnas, piegādātājiem. Kā to risināt?

EIS ir iestrādāts sistēmas paraksts, kuru var izmantot jebkurš piegādātājs, ja nav pieejams Latvijas e-paraksts. Problēma var būt tā, ka reģistrācijas dokumentiem ir jābūt ar e-parakstu vai papīra formātā (kas ir jānogādā VRAA). Ķīnas gadījumā kurjerpasts varētu būt ilgs risinājums. Taču mēs piedāvājam risinājumu – katram sertificētam e-parakstu pakalpojumu sniedzējam ir jānodrošina vietne, kur var augšupielādēt un pārbaudīt elektroniski parakstītu datni. Tas nozīmē, ka mēs ļaujam iesniegt reģistrācijas dokumentus ar citu valstu e-parakstiem.

Jautājums, kuru uzdod zvērinātu advokātu birojs Ellex un Kļaviņš – kā pareizi noformēt dokumentu iesniegšanai EIS, ja to izdevusi kāda trešās valsts iestāde, kura elektroniski dokumentus neparaksta un nepieciešams pievienot notariāli apliecinātu tulkojumu?

Šo jautājumu regulē iepirkumu likumi (nevis EIS prasības), paredzot iesniegt arī neapliecinātas kopijas, kuras var augšupielādēt sistēmā. Problēma var būt ar bankas galvojumu, kuru oriģinālu pašlaik bankas elektroniski neizsniedz, tad to var iesniegt tikai ārpus EIS.

Tātad, lai arī ar zināmām grūtībām, bet jūs uzskatāt, ka pašlaik nav nepārvaramu šķēršļu, kas neļautu ārvalstu piegādātājiem piedalīties e-konkursos?

Manā skatījumā, nepārvaramu šķēršļu, kurus nebūtu iespējams atrisināt, nav.

Sarunu noslēdzot, atsevišķi pasūtītāji ir nobažījušies, ka iespēja visiem komisijas locekļiem attālināti piekļūt piedāvājumiem rada zināmu risku komercnoslēpuma izpaušanai. Cik šīs bažas ir pamatotas?

Piekļuves veids šajā gadījumā nekādā veidā nepalielina risku – komercnoslēpumu var izpaust arī parastā konkursā, jo papīra piedāvājumu var nekontrolēti nofotografēt, piemēram, ar telefonu, un pārsūtīt tālāk. Komisijas locekļu attālinātā piekļuve ir liela priekšrocība, jo, piemēram, vērtēšanā var piedalīties arī tāds iepirkumu komisijas loceklis, kurš tajā laikā atrodas komandējumā. Vairs nav jāsāp galvai, kā visiem komisijas locekļiem sapulcēties vienuviet vienā laikā.