Piemeklējot piemērotākās datorprogrammas, pasākumu organizētāju ikdienu var padarīt krietni mierīgāku

Tehnoloģijas

Konferenču rīkošana ir gana komplicēts uzdevums, kas reizi pa reizei liek saspringt pat pieredzējušiem pasākumu organizētājiem. Un, ja iestrāžu vēl nav, tad ar pārdzīvojumiem un negulētām naktīm var rēķināties pilnīgi noteikti. Šajā arodā spēja darīt vairākus uzdevumus vienlaikus un «turēt roku uz pulsa», iespējams, atsver daudzas citas profesionālās iemaņas. Tomēr bieži ar izveicību vien nepietiek, jo konference ne tikai jāsarīko, bet tai arī jābūt tik kvalitatīvai, lai apmeklētāji nākamreiz vēlētos atgriezties.

Mērķa sasniegšanāa visi līdzekļi ir labi, tādēļ aizvien nozīmīgāku lomu iegūst dažādi darba efektivitāti uzlabojoši digitālie rīki un datorprogrammas. Daļa konferenču rīkotāju izstrādājuši un savām vajadzībām pieslīpējuši paši savas programmas. Savukārt tiem, kuriem savu rīku nav, atliek paļauties uz jau gataviem risinājumiem. Tādu ir salīdzinoši daudz, vienīgi jārēķinās, ka būs tikpat kā neiespējami atrast vienu, kas atbilst pilnīgi visām prasībām. Tādēļ jāatrota piedurknes un jāveido sava ideālā kombinācija no vairākām programmām vienlaikus.

Pēc iespējas vairāk vienā

Izvēloties programmu, svarīgi iepriekš pēc iespējas precīzāk definēt, kādas funkcijas nepieciešamas visvairāk – tirgot biļetes, aptaujāt dalībniekus, veidot mārketinga aktivitātes vai organizēt padoto darbu.

Vērts sākt ar universālajiem rīkiem, kas piedāvā visu svarīgāko vai vismaz pa druskai no visa. Pēc tam ir vieglāk «pielasīt» klāt trūkstošās funkcijas ar citām programmām. «Universāļu» vidū ir pietiekami daudz labu programmu – Cvent Event Management, Whova, Bitrix24, Bizzabo, EventGeek, Weemss un citas.

Tajās parasti var veikt visus ar konferences sarīkošanu saistītos uzdevumus – sākot no idejas aprakstīšanas un beidzot ar gala atskaišu sagatavošanu. Lielākā daļa pieminēto programmu ir uz vidēji lielām un lielām organizācijām orientēti mākoņrisinājumi. Proti, programmas, kurās visa informācija glabājas kādā ārējā serverī un tam var pieslēgties no jebkura datora vai mobilās ierīces interneta pārlūka. Tas ir īpaši ērti, ja rīkošanā iesaistīti daudzi cilvēki un visiem tiešsaistē jāredz aktuālākās informācijas izmaiņas.

Platformas lielākoties paredzētas nevis viena pasākuma organizēšanai, bet ilgtermiņa lietošanai. Iestrādātajā kalendārā var ieplānot dažādus projektus kaut vairākus gadus uz priekšu un ar katru darboties atsevišķi – uzaicināt dalībniekus, izveidot tiešsaistes reģistrēšanās sistēmu, sekot līdzi budžeta izlietojumam un veidot dažādas atskaites. Tostarp par iepriekšējo konferenču apmeklējumu un dalībniekiem nozīmīgākajām tēmām. Tas palīdzēs saprast, uz ko jāfokusējas nākamajos pasākumos. Platforma arī ļauj izplatīt informāciju par pasākumiem sociālajos tīklos un sadarbojas ar vairākām populārām programmām, piemēram, paredzētām naudas plūsmas uzraudzīšanai. Katras konferences vietnē var augšupielādēt noderīgu informāciju – pasākuma programmu un viesnīcas plānu, kā arī sagatavot izdrukāšanai zīmīti ar dalībnieka vārdu un pārstāvēto organizāciju.

Izmēģināt pirms pirkt

Katrai programmai ir labās un sliktās puses, un tās ir ļoti grūti apjaust neizmēģinot. Līdz ar to nevajag kautrēties izmantot izstrādātāju piedāvāto 30 dienu bezmaksas izmēģinājuma laiku. Ļoti iespējams, ka citu lietotāju iecienīta programma kādam var nepatikt šķietami neparocīgas darbvirsmas dēļ, vēl kādu var tracināt dizains.

Pirkt «kaķi maisā» noteikti nevajadzētu, jo konferenču un pasākumu rīkošanas programmas ir salīdzinoši dārgas. Gada abonements maksā ap 2000 eiro un vēl vairāk. Un ļoti bieži cenu nemaz nevar iepriekš uzzināt, jo izstrādātājs to aprēķina katram klientam atsevišķi, atkarībā no lietošanas intensitātes un izmantotajiem moduļiem. Ir arī bezmaksas versijas. Viena no izdevīgākajām ir Bitrix24. To līdz 12 lietotājiem vienā organizācijā var izmantot bez maksas, un dārgākā versija bez jebkādiem ierobežojumiem maksā ap 170 eiro mēnesī.

Telefons balsošanai

Ja lekciju vai diskusiju laikā paredzēts sarīkot dalībnieku balsojumu vai vienkārši ir vēlme iegūt atgriezenisko saiti par pasākumu, vērtīgs palīgs būs vietne VoxVote. Bezmaksas mobilajā lietotnē var ievadīt jautājumus, atbilžu variantus un lūgt konferences dalībniekiem uz tiem atbildēt. Lai to izdarītu, katram dalībniekam viedtelefonā jāielādē VoxVote lietotne un tajā jāievada konferences rīkotāju norādītais piecu ciparu kods. Tādējādi vienmēr klātesošais vied- telefons kļūst par viedokļa noskaidrošanas procesa nozīmīgu sastāvdaļu un speciāli balsošanas «dzelži» vairs nav nepieciešami.

Paneļdiskusijās vai semināra grupās, konferences dalībniekus izvietojot pie galdiem, var ņemt talkā programmu Social tables. Šī šaura profila digitālā rīka galvenā misija ir konferenču zālei atbilstoša izmēra virtuālā telpā salikt galdus un krēslus un «sasēdināt» tajos pasākuma dalībniekus. Social tables lietošana ir gaužām vienkārša, jo ar peli jāvelk dalībnieki no saraksta un jāliek pa krēsliem. Tādējādi programma parūpējas, lai neviens netiktu aizmirsts vai pielikts pie diviem galdiem vienlaikus. Šo programmu var lietot arī atnākušo viesu atzīmēšanai.

Jauna vietne konferencei

Informāciju par konferenci var ievietot gan uzņēmuma un organizācijas mājaslapā, gan izveidot jaunu vietni. Otrajā gadījumā izmantojama kaut populārā emuāru veidošanas vietne WordPress. Tajā ir konferencēm un pasākumiem atbilstošas sagataves ar pārdomātu izkārtojumu. Faktiski var dabūt gatavu lapas dizainu, kurā ievietot nepieciešamo informāciju. Pirmoreiz saskaroties ar WordPress, nāksies pamocīties, kamēr apgūsiet gaumīgu lapas izveidošanu, taču pēc prasmju apgūšanas viegli varēsiet izveidot lapu katram jaunam notikumam. Iespējams, vieglāk ievietot jaunu vietni uzņēmuma mājaslapā ar kādu no specializētiem konferenču programmas veidošanas rīkiem, tādiem kā Whova Agenda Webpage Builder. Tas pārvērš vienkāršu teksta redaktora dokumentu izskatīgākā interneta risinājumā ar hipersaitēm uz papildu informācijas avotiem. Piemēram, lektoru LinkedIn profilu vai plašāku ieskatu tēmā. Modulis ļauj ievietot informāciju vairākās interneta vietnēs un arī pasākuma Facebook lapā, un izmaiņas automātiski tiek veiktas visās vietnēs.

Kā pārdot biļetes?

Veidojot konferences, kurās apmeklētājiem jāmaksā par ieeju, var veidot sadarbību ar kādu no tirgū esošajiem biļešu tirgošanas servisiem vai arī organizēt biļešu tirdzniecību saviem spēkiem. Tas izdarāms ar tādu programmu palīdzību kā Eventbrite, Eventzilla, Ticket Tailor un tamlīdzīgiem risinājumiem. Visi pieminētie ļauj ievadīt zāles rindu un vietu skaitu un sagrupēt biļetes pēc kategorijām ar dažādām cenām. Pirmajās rindās VIP biļetes ir visdārgākās, tālāk attiecīgi ir aizvien lētākas. Konfigurācijas iespējas ir diezgan plašas, un mākoņrisinājuma programmās tiešsaistē uzreiz redzams, kuras vietas jau ir aizņemtas. Pasākuma rīkotājs var viegli noskaidrot, cik daudz biļešu katrā sektorā vēl jānotirgo. Lielākoties šīs programmas ļauj pareklamēt biļešu tirdzniecību Facebook lapās un uzrāda, cik daudz pircēju ir reaģējuši uz reklāmu.

Lielākā problēma šāda veida programmām skar apmaksas kārtību. Vairumā gadījumu tās nesadarbojas ar Latvijas bankām, tādēļ par biļeti nevar norēķināties caur internetbanku. Maksāšanai jāievada kartes dati vai jāizmanto PayPal konts, kas var atturēt no pirkuma daļu potenciālo interesentu. Turklāt jārēķinās, ka daļa ieņēmumu būs jāatdod programmas veidotājiem. Daži vēlas fiksētu summu par pasākumu, citi prasa noteiktu procentu no katras pārdotās biļetes.