Darba vide Kad cilvēks maina darbavietu un izvēlas starp divām līdzīgām kompānijām, izšķirties par labu vienai vai otrai palīdz darba vide, biroja iekārtojums un iekšējā kultūra

Kopumā darba vidi ietekmē fiziskā vide, kultūra, tas, kā kolēģi un vadītāji cits pret citu izturas, un tehnoloģijas, ar ko jāstrādā. «Mums bija sajūta, ka Latvijā mazliet trūkst izpratnes par to, kas ir labs birojs. Vēlējāmies labāk izprast, kas notiek to uzņēmumu vidū, kas par to domā un iegulda darba vidē. Tāpēc nolēmām veikt pētījumu, lai palīdzētu darba devējam celt produktivitāti un kopumā nodrošināt labāku vidi saviem darbiniekiem,» saka Marta Kāle, darba devēja tēla konsultāciju uzņēmuma Erda līdzradītāja.

Erda un nekustamo īpašumu kompānijas Vastint Latvija kopīgi veiktajā pētījumā par darba vidi aptaujāti 65 uzņēmumi. «51% gadījumu aptaujātie domāja, ka elastība nozīmē atvērtā plānojuma biroju. Joprojām ir darba telpas, kas tā top, bet atvērtā plānojuma birojs vairs netiek uzskatīts par labāko iespējamo. Ir svarīgas gan tādas telpas, kur strādāt komandās, gan privātas telpas, kur parunāt pa telefonu vai pastrādāt klusumā, kā arī paēst un atpūsties,» saka M. Kāle.

Savukārt 39% aptaujāto atzinuši, ka birojos nav elastības mainīt to iekārtojumu. Vastint Latvija mārketinga vadītāja Līga Daniļeviča akcentē, ka pēdējā laikā pasaulē birojos darbavietu skaits tiek plānots mazāks par strādājošo skaitu, jo mūsdienās daļa darbinieku daudz laika pavada ārpus kompānijas un strādā attālināti. Bieži darbiniekiem nav konkrēta darbagalda. Uzņēmumiem tas savukārt ļauj ieplānot vietu, piemēram, kopstrādes vai fokusēšanās funkcijai. «Ja reiz uzņēmējs iegulda līdzekļus birojā, ir svarīgi, lai darbiniekiem tur patiešām patīk atrasties un viņi labāk izvēlas strādāt ofisā, nevis no mājām vai kafejnīcas,» saka M. Kāle.

Ne visiem piemēroti

Personāla atlases un konsultāciju uzņēmuma DarbaGuru vadītāja Inga Daliba uzskata, ka atvērtā tipa biroji nav piemēroti visiem personību tipiem vai visu darbu izpildei. Viņas skatījumā, konkrēti iekārtota darba vide piesaista konkrēta tipa cilvēkus. Ja uzņēmuma kultūra paredz šo pilnīgas atvērtības un caurspīdīguma aspektu, atvērta tipa birojs ir tam piemērots. Savukārt, ja darba pienākumu izpildei nepieciešama īpaša koncentrēšanās, klusums, konfidencialitāte, tad darba vietai jābūt norobežotai.

Twino nav bijis atvērtā plānojuma piekritējs, un jau no pirmsākumiem telpas ir veidotas pēc komandu principa, stāsta Twino cilvēkresursu un komunikācijas vadītāja Laura Krastiņa. Proti, vienā telpā tiek pulcēti kolēģi, kuri ikdienā cieši sadarbojas, turklāt tas ne vienmēr nozīmē sadarbību vienas funkcijas ietvaros. Tāpat uzņēmumā diezgan bieži tiek mainīts komandu darba telpu izvietojums atkarībā no iecerētajiem biznesa projektiem. «Protams, ne mazāk svarīgas ir arī telpas, kas domātas atklātai komunikācijai ar kolēģiem, tostarp atpūtai. Birojā nosacīti šādas telpas var iedalīt trijās daļās – brokastu un pusdienu tikšanās vieta, kur neformālā gaisotnē iespējams pārrunāt ikdienas aktualitātes pie tases kafijas vai kādas vitamīnu devas svaigu augļu formātā, tikšanās telpām, kur darba jautājumi jau tiek risināti formālākā gaisotnē. Mums ir arī vairākas telpas, kur darbinieki kopīgi izklaidējas – spēļu istaba, kur atpūtas brīžiem iespējams izvēlēties sev piemērotas izklaides un spēles, kā arī galda tenisa telpa, ko bez sportiskajām aktivitātēm un iekšējiem turnīriem izmantojam arī kopīgām tikšanās reizēm, gan svinot lielās un mazās uzvaras, gan informējot darbiniekus par jaunajām uzņēmuma iecerēm,» viņa stāsta.

Pa zonām

Tele2 nesen rekonstruētā biroja telpas ir sadalītas dažādās zonās, lai būtu iespēja strādāt gan nelielās darba grupās un komandās, gan arī vienatnē, lai cilvēkiem būtu izvēles iespējas un pieejamas darba vietas atkarībā no konkrētajā dienā un brīdī veicamajiem darba pienākumiem. «Tā bija viena no svarīgākajām lietām, ko ņēmām vērā, veicot biroja rekonstrukciju,» akcentē Aija Bite-Ozere, Tele2 personāla vadītāja. Iekšējās aptaujas dati rādīja, ka aptuveni 70% darbinieku vēlējās birojā klusās zonas, lai varētu strādāt klusumā un koncentrēties konkrētu darbu veikšanai. 90% darbinieku minēja, ka atrodas darbā, bet tikai 37% no tiem konkrētajā brīdī atradās pie sava darbagalda. Tas nozīmē, ka viņi ir vai nu sapulcēs, vizītē pie klientiem vai arī kopā ar kolēģiem risina kādu jautājumu, sēžot uz dīvāna un baudot kafiju. Ņemot vērā šo informāciju un to, ka 77% sapulču notiek divu līdz četru cilvēku lokā, īpaši piedomāts pie tā, lai darbiniekiem būtu ne tikai maksimāli daudz izvēles iespēju, kur birojā strādāt, bet arī dažādas tikšanās un sapulču vietas nelielam cilvēku lokam.

I. Daliba piebilst, ka biroju zonējuma robežas mūsdienās vairs nav tik strikti noteiktas, jo vienam patīk strādāt pie datorgalda, citam – ieritinoties bezformīgā, bet gana ērtā pufā, citam – pie stāvgalda vai pie kopēja sapulču galda. Vadītāja uzdevums ir rūpēties par biznesam labvēlīgas biroja atrašanās vietas izvēli, telpu plašumu, atbilstoši kolektīva lielumam, labu apgaismojumu, iespēju pastāvīgi ik pa laikam telpas vēdināt, dzeramo ūdeni u.tml. Apsveicami, ja iekārtojums tiek veidots kopā ar darbiniekiem, ieklausoties viņu idejās un priekšlikumos. «Darba rezultāts ir atkarīgs arī no tā, cik labi darbinieks jūtas tur, kur darbojas,» uzsver I. Daliba.

Arī klusās telpas

Šobrīd Accenture Rīgā ir četri biroji, no kuriem trijos ir ap 500 darba vietu. Tie atrodas dažādās vietās, bet viens birojs ir Ventspilī. Accenture darba vides un nekustamā īpašuma vadītāja Latvijā Inga Zvaigzne stāsta, ka birojos ir dažādas telpas – atvērtā tipa darba vietas, sapulču istabas un vietas, kurās darbinieks var netraucēti pildīt darba pienākumus, nepieciešamības gadījumā pastrādāt vienatnē. Privātām sarunām ir pieejamas gan slēgtas telpas, gan atvērtas, bet no pārējiem nodalītas vietas, lai darbinieku sarunas netraucētu citiem. «Lai nodrošinātu iespējas fokusēties, uzņēmumā esam izveidojuši telpas, kurās ir citi uzvedības noteikumi, piemēram, nesen atvērta jauna «klusā telpa» Accenture VEF birojā, kurā nedrīkst izmantot mobilo telefonu, sarunāties un skaļi uzvesties. Tāpat darbinieki, uzliekot skaņu slāpējošas austiņas, signalizē citiem kolēģiem, ka šobrīd fokusēti veic darba pienākumus un nevar runāt. Uzņēmums investē laiku un resursus darbinieku uzvedības normu pilnveidošanā. Mūsdienās moderni biroji vairs neparedz darbiniekiem personalizētas darba vietas, bet nodrošina iespēju izraudzīties piemērotāko darba vietu konkrēto darba pienākumu veikšanai,» viņa skaidro.

Ietekmē produktivitāti

«Mūsdienās biroja telpas pielāgojas darbinieku jaunajam darba stilam, dodot iespēju gan gūt privātumu un fokusēties, gan strādāt kopā ar citiem kopdarba telpās. Ir svarīgi, lai cilvēks labi jūtas un var strādāt, kā viņam ir ērtāk, – individuāli vai kopā ar citiem. Katram piemērota darba vide ļauj gūt labākus biznesa rezultātus un augstāku produktivitāti,» saka M. Kāle. Pētījumā secināts, ka tikai 29% biroju darbiniekiem ir pieeja vietai, kur netraucēti strādāt. Birojos, kur strādā 50 līdz 150 darbinieku, šādu telpu atrast ir vissarežģītāk.

I. Daliba norāda, ka darba vide, kurā ikdienā cilvēkam nākas strādāt, ir svarīgāks apstāklis, nekā vadītāji dažbrīd mēdz aizdomāties. Tāpēc jau potenciālā darbinieka atlases procesā viņa iesaka ieklausīties kandidāta teiktajā, kā viņš raksturo iepriekšējās darba vietas, kur ir strādājis, – tieši no darba apstākļu aspekta. Tas parādīs, kuros apstākļos viņš var darboties visproduktīvāk. «Ērta un patīkama vide atbalsta darbinieku labsajūtu – jo labāk cilvēks jūtas, jo produktīvāk strādās. Uzņēmumiem nekad nevajadzētu novērtēt par zemu to, ka darbinieks ir lepns ar vidi, kurā strādā. Atklājot jaunu vai funkcionāli uzlabotu darba vidi, kas veidota atbilstoši darbinieku vajadzībām, redzam, ka telpa tiek izmantota no pirmās dienas. Piemēram, uzņēmuma VEF birojā plašos koridorus, kurus iepriekš darbinieki daudz neizmantoja, pārvērtām par «biroja ielām» ar «kafijas salām», lai darbinieki varētu ne tikai izdzert kafiju, bet arī aprunāties ar citiem kolēģiem,» saka I. Zvaigzne.

Kopības sajūtai

M. Kāle uzsver, ka svarīgas ir arī telpas, kur darbiniekiem būt kopā, piemēram, liela virtuve vai atpūtas telpa, kur komunicēt, vai atsevišķa vieta, kur pagulēt diendusu. Viņa uzskata, ka tad, ja darba devējs piedāvā vietu dažādām vajadzībām, tiek izplatīta pareiza ziņa par to, cik augstu uzņēmums vērtē savus darbiniekus.

Līdzīgi ir ar galda futbola un novusa galdiem, kas varētu šķist kā lieka vietas tērēšana, bet dod iespēju uz brīdi atslēgties un izkustēties. «Ja darba pienākumi līdzīgos uzņēmumos ir līdzīgi, tad būtiskākā atšķirība būs tikai tajā, kādā fiziskajā un emocionālajā vidē cilvēkam ir jāstrādā. Izvēloties darbavietu, cilvēks labprātāk izvēlēsies tādu darba vidi, kur ne vien ir ērti strādāt, bet arī patīkami būt, ir skaistas mēbeles, mākslas darbi, telpaugi. Tās it kā ir vienkāršas lietas, bet veido atmosfēru, kurā gribas atrasties,» saka M. Kāle.

46% biroju darbinieku komunikācija pārsvarā notiek virtuvē, 23% kompāniju ir atsevišķa atpūtas telpa, bet 39% uzņēmumu darbinieki vēlētos vairāk telpas komunikācijai ar kolēģiem, liecina Erdas un Vastint pētījums.

Atšķirīgas vajadzības

Evolution Gaming Rīgā strādā vairāk nekā 3500 darbinieku – gan biroja darbinieki ar normētu darba laiku, gan maiņu darbinieki, piemēram, spēļu prezentētāji un tehniskā atbalsta speciālisti. Katrai no šīm grupām ir savs darba ritms un specifika, līdz ar to atšķiras viņu vajadzības un vēlmes. Evolution Latvia personāla vadītāja Tinatina Bonnija (Tinatin Bonney) teic, ka šī iemesla dēļ vieniem primārās ir darba zonas un sanāksmju telpas, bet citiem krietni būtiskākas ir atpūtas zonas, tostarp uzņēmuma sporta zāle un ģērb- tuves, kurās darbinieki sagatavojas maiņai. «Esam īpaši domājuši par atpūtas zonām, kurās var atvilkt elpu un restartēties jauniem darbiem, vai nu spēlējot galda tenisu un hokeju, nakts stundās vērojot zvaigznes caur teleskopu, izbaudot pilsētas skatus vienā no daudzajām terasēm vai arī apmeklējot sporta zāli, kura ir atvērta visu diennakti un piedāvā arī nodarbības profesionālu treneru pavadībā. Ņemot vērā mūsu darba specifiku, vairāk kā pusei mūsu darbinieku darbs notiek kameras priekšā, tādēļ jo īpaši esam domājuši par telpām, kurās darbinieki sagatavojas maiņai. Netipiski citiem birojiem Rīgas centrā mums ir plašas ģērbtuvju zonas, kas ir aprīkotas ar skapīšiem, dušām, pārģērbšanās kabīnēm, īpašu telpu, kurā var nosnausties, kā arī nepieciešamo skaistumkopšanas aprīkojumu,» viņa stāsta. Diennaktī biroja telpas uzņem aptuveni 1500 cilvēku, līdz ar to lielākais izaicinājums ir nodrošināt gan telpu kapacitāti un funkcionalitāti, gan arī veidot tās estētiski pievilcīgas un baudāmas.

Gaiss un gaisma

«Lai arī cik ļoti mēs justos kā pilsētnieki un aktīvi lietotu modernās tehnoloģijas, visi esam bioloģiskas būtnes, kam gaisma ir tāda pati pamatvajadzība kā ēdiens un ūdens. Daudzos birojos tas diemžēl pieklibo,» uzskata M. Kāle. Pētījuma dati atklājuši, ka 89% biroju ir gaisa kondicionēšanas sistēma un 65% biroju ir izcilas vai labas kvalitātes gaiss. «Ir svarīga arī telpu gaisa kvalitāte, jo īpaši ziemā, kad slikti vēdināmās telpās ir risks vienam slimam kolēģim aplipināt pārējos. Labi ventilētas telpas ir neatsverami nozīmīgas uzņēmuma biznesa rezultātiem. Tiesa gan, tādu pētījumu, kas pierāda gaisa kvalitātes ietekmi uz produktivitāti, ir maz, jo ir grūti pierādīt viena faktora lomu. Taču visiem ir pieredze ar to, ka telpās, kur nav gaisa, cilvēki žāvājas, nespēj koncentrēties, sūdzas par galvassāpēm un jūtas noguruši,» klāsta M. Kāle.

L. Krastiņa piekrīt, ka gaismai, gaisa kvalitātei un ventilācijai ir ļoti liela nozīme darbinieku labsajūtas nodrošināšanā. «Teju visas darba telpas esam izvietojuši atklātas dienas gaismas zonā, kamēr atpūtas zonām šis faktors var nebūt tik izšķirīgs. Gaisa kvalitāte un ventilācija arī nav mazāk svarīgi faktori. Mūsu komanda ienāca birojā ar jau izveidotu gaisa aprites sistēmu, un bija mazas iespējas iejaukties ar savām vēlmēm, tomēr nākotnē, mainot telpas, šis būtu viens no galvenajiem faktoriem,» viņa norāda.

I. Zvaigzne piekrīt, ka gaisma un gaisa kvalitāte ir higiēnas faktori, kurus neviens nepamana, bet, tiklīdz kaut kas nestrādā vai netiek nodrošināts atbilstošā līmenī, iebildumi neizpaliks. Accenture visās telpās ir sensori, kas mēra gaisa kvalitāti, trokšņu līmeni, WiFi pieslēguma stiprumu un temperatūru. «Cieši sadarbojamies ar ēku īpašniekiem, lai uzlabotu mikroklimatu mūsu birojos,» viņa piebilst.

Lai netraucē strādāt

«Rekonstruējot biroju, pievērsām lielu vērību gaismai, gaisa kvalitātei un ventilācijai, jo ir svarīgi, lai dažādas blakus lietas netraucētu ikdienas darbu veikšanu,» saka A. Bite-Ozere. Ir padomāts par ventilāciju un apkures sistēmu, lai tā būtu maksimāli efektīva un to varētu regulēt pa darba zonām. Atkarībā no gadalaika tā tiek variēta 21 līdz 23 grādu robežās.

Evolution Gaming ir savs darba drošības speciālists, kurš primāri nodrošina likumā noteiktās darba drošības un fizisko apstākļu prasības darba vietā, ikdienā sekojot līdzi ventilācijai, gaisa kvalitātei, kā arī gaismai. Vairākas reizes gadā visai ēkai tiek veikti mērījumi vibrācijas, trokšņu, gaisa kvalitātes, mitruma, temperatūras, kā arī gaismas līmenim. «Izmantojam arī ārējo speciālistu pakalpojumus, lai sadarbotos un konsultētos par uzlabojumiem un risinājumiem. Vismaz reizi gadā pieaicinām Rīgas Stradiņa universitātes speciālistus, kuri ar kalibrētu un sertificētu aprīkojumu mēra gan gaisa kvalitāti un CO2 līmeni, gan vibrācijas līmeni. Šiem jautājumiem pievēršam lielu nozīmi – uzņēmuma iekšējā sistēma ir izveidota tā, ka darbinieks jebkurā diennakts laikā var ziņot par iepriekš minētajiem apstākļiem, izteikt viedokli, kā arī sniegt ieteikumus uzlabojumiem. Ēka ir liela, darbinieku ir daudz, katrs fiziskos darba apstākļus kā temperatūru vai apgaismojumu var uztvert citādāk, tomēr vienmēr cenšamies rast vislabākos risinājumus katram, lai šos darba apstākļus radītu ne tikai drošus un ērtus, bet arī patīkamus. Pēc nepieciešamības veicam ventilācijas sistēmas atjaunošanas un izbūves darbus, lai uzlabotu gaisa kvalitāti un sniegtu iespēju pielāgot temperatūru atsevišķām ēkas daļām,» teic T. Bonnija.

Kultūras faktors

Kopumā darba vidi ietekmē kultūra, tas, kā kolēģi un vadītāji cits pret citu izturas, fiziskā vide un tehnoloģijas, ar ko jāstrādā, piemēram, viesu reģistrācija, sanāksmju telpu rezervācijas sistēmas. «Ņemot vērā, ka esam tik tehnoloģiski attīstīti un darbs nebeidzas piecos vai sešos vakarā, mūsdienās labsajūta veidojas arī no tā, vai cilvēks spēj atslēgties no darba. To ietekmē arī tādas lietas, kā vadītāju e-pastu saņemšana vēlu vakarā – tas atbildīgiem darbiniekiem rada spriedzi, ka vajag atbildēt un strādāt vēlu vakarā,» piebilst M. Kāle.

L. Krastiņa uzskata, ka birojā svarīgākā ir harmonija, piederības sajūta, kā arī atrašanās nemitīgā kustībā – pat nedaudz pamainot biroja interjeru vai mēbeļu izvietojumu, darbiniekiem rodas jauna, svaiga sajūta un papildu entuziasms darbam. Viņas skatījumā, birojam jābūt iekārtotam tā, lai tajā ik mirkli ir patīkami uzturēties, kā arī, lai viesiem jau no pirmās pieredzes rodas pareizā sajūta par uzņēmumu, tā iekšējo kultūru un darbiniekiem.

Liela daļa biroju, īpaši mazo uzņēmumu, atrodas vēsturiskās ēkās, kas būvētas kā dzīvojamie nami un nav īpaši elastīgas, lai pielāgotos mūsdienu biroju vajadzībām. Vaicāta, ko iespējams izdarīt vecās telpās, L. Daniļeviča norāda, ka tajās ir dažādi ierobežojumi un lielākoties nomnieki mēģina no plānojuma «izspiest» pēc iespējas labāku risinājumu, bet dažādu ēkas ierobežojumu dēļ ne vienmēr tas iet roku rokā ar pārdomātas, funkcionāli pilnvērtīgas un mūsdienu biroju prasībām atbilstošas vides radīšanu. M. Kāle ieteic, ka tādos apstākļos var ieguldīt labās mēbelēs, piemēram, ergonomiskos krēslos, kā arī labā apgaismojumā un telpaugos.

Jo tuvāk, jo apmierinātāki

Svarīga loma darbinieku labsajūtā ir biroja atrašanās vietai. «Darbinieku labsajūta pasliktinās ar katrām papildu desmit minūtēm, ko viņi pavada ceļā uz un no darba. Tas ir viens no apsvērumiem, ko cilvēks ņem vērā, mainot darbu. Piemēram, ir uzņēmumi, kas īpaši uzrunā tuvējos mikrorajonos dzīvojošo potenciālo darbaspēku,» teic M. Kāle. L. Daniļeviča piebilst, ka tas gan atkarīgs no konkrētā uzņēmuma, darba vides tajā, darbiniekiem un kādā dzīves posmā tie atrodas. Viņa kādā savas dzīves posmā katru dienu ir braukusi 35 kilometrus turp un atpakaļ uz darbu, kas aizrāva un kurā jutās labi. Bieži vien, mainoties ģimenes stāvoklim, cilvēki pārskata vērtības un izvēlas darbu tuvāk mājām. «Tiklīdz ir bērni, mainās prioritātes,» spriež L. Daniļeviča. Iespējams, kādam ir sapnis par savu lauku mājiņu, un tad cilvēks ir gatavs braukt uz darbu 100 km, bet varbūt tikai reizi nedēļā, pārējā laikā strādājot attālināti. Jebkurā gadījumā svarīga ir arī ap darba vietu esošā infrastruktūra – kur nolikt mašīnu, cik tālu ir sabiedriskā transporta pietura, vai tuvumā ir sporta zāle, veikali, iepirkšanās vietas un citas lietas, kas padara darbinieku sadzīvi ērtāku. Noteikti svarīgs faktors ir zaļās zonas esamība darbavietas tuvumā, lai darba pārtraukumā varētu iziet svaigā gaisā, ieturēt maltīti parkā vai aktīvāk izkustēties, uzspēlējot basketbolu ar kolēģiem.