Mūsdienās biroja darbinieka tehniskais aprīkojums mainās – svarīgākas kļūst mobilās ierīces, bet ar printeri dalās vairāki kolēģi

Iekārtas

«Tipisks biroja komplekts ir daži portatīvie datori bez lokāliem serveriem, dati glabājas mākonī, ātrs interneta pieslēgums, viena drukas iekārta uz visiem. Vēlams, lai tai ir krāsainas drukas iespēja, bezvadu internets, iespēja drukāt divpusēji, skenēt, kopēt, bet faksu vairs nevajag,» saka Kaspars Vītols, SIA Biroja tehnika vadītājs. SIA Rolling izpilddirektores Gintas Bisenieces novērojumi liecina, ka visbiežāk uzņēmumi izvēlas vienu melnbaltu daudzfunkciju printeri, vienu krāsaino printeri un vienu papīra smalcinātāju. «Agrāk katram darbiniekiem bija printeris uz sava galda, bet tagad uzņēmumi izvēlas nopirkt vienu lielāku un jaudīgāku iekārtu, ko izmanto vairāki darbinieki,» viņa teic. Vairāk pērkot tādus printerus, kuriem ir lētāki kārtridži, un gandrīz nemaz nepērk drukas ierīces, ko var pieslēgt tikai pie viena datora. Tāpat palielinājusies interese par papīra smalcinātājiem – šī tendence varētu būt saistīta ar Vispārējo datu aizsardzības regulu.

«Mūsdienu e-laikmetā par dinozauru var uzskatīt faksus, pēc tiem gandrīz nav pieprasījuma,» saka Ivars Rūja, SIA Inter-Rīga projektu vadītājs. Arī K. Vītols teic, ka fakss ir vajadzīgs tikai īpašos gadījumos.

Maina, kad saplīst

Runājot par to, cik bieži uzņēmumi maina tehniku, AS Capital Korporatīvo klientu attiecību vadītājs Ģirts Pāpe teic, ka viss ir atkarīgs no uzņēmuma politikas. Telefonus maina reizi vienā līdz divos gados, planšetdatorus – reizi trijos gados, portatīvos un stacionāros datorus – reizi trijos līdz četros gados, serverus – reizi sešos septiņos gados. «Ir divu veidu klienti. Vieni plāno IT tehnikai paredzēto budžetu un tehniku pērk plānveidīgi. Otri neko neplāno un jaunu tehniku pērk, kad vecā saplīst vai iznāk jauns modelis,» novērojis Ģ. Pāpe.

K. Vītols stāsta, ka uzņēmumi maina tehniku tad, kad esošā sāk niķoties – dators «bremzē», printeris neņem lapas un smērē, nevar izdrukāt divpusēji, grūti ieskenēt, dokumentu smalcinātājs visu laiku iestrēgst. «Uzņēmumi nedomā savlaicīgi un pērk tad, kad vecā tehnika sāk lūzt. Tad vajag steidzami un tiek pieņemti lēmumi «uz karstu galvu». Es ieteiktu par to domāt laicīgi, veikt drukas iekārtu un datoru auditu, konsultēties ar finansēs un tehniskā jomā kompetentiem speciālistiem,» viņš teic. Arī G. Biseniece spriež, ka pārsvarā uzņēmumi tehniku maina tikai tad, kad iepriekšējā saplīst, vai arī tad, kad jaunās operētājsistēmas «nedraudzējas» ar veciem printeriem. «Mazs skaits uzņēmumu tehniku maina plānveidīgi,» tā viņa. I. Rūja piebilst, ka iekārtu maiņas biežumu nav iespējams vispārināt un katrā uzņēmumā ir individuāla pieeja – ir gan tādi, kas iekārtas izmanto, kamēr tās darbojas un pieejamas rezerves daļas, gan tādi, kuri plānveidīgi veic iekārtu maiņu. Tomēr vairums jaunas drukas iekārtas iegādājas tad, kad esošā iekārta savu laiku ir nokalpojusi.

Ietekmē arī sezonalitāte

Vaicāta par sezonalitāti, G. Biseniece norāda, ka tehniku mazāk pērk vasaras mēnešos, kas varētu būt saistīts ar atvaļinājumu laiku, kā arī finanšu plānošanu uzņēmumos. «Biroja tehnika it kā nav sezonas prece, bet tāpat ir savas nianses – gada sākumā ir budžetu apstiprināšanas, bet vasarā atvaļinājumu laiks, tāpēc visaktīvākā ir gada nogale,» atzīst I. Rūja. Arī Ģ. Pāpe novērojis, ka IT tehniku uzņēmumi vairāk pērk laika posmā no maija līdz janvārim ieskaitot. «Vasara ir tas periods, kad tehniku pērk mazāk, pircējiem un lietotājiem ir atvaļinājumu laiks. Novembrī un decembra sākumā pērk vairāk, jo ir jānoslēdz finanšu gads,» saka K. Vītols.

Ne tikai sākotnējā cena

Runājot par to, kā izvēlēties jaunu tehniku, K. Vītols atzīst, ka ir jārunā ar finanšu direktoru, nevis ar IT speciālistu. «Šķietami zema sākotnējā cena bieži vien izvēršas par lielām izmaksām nākotnē. Drukas iekārtas, kurām sākotnēji ir vilinoši zema cena, kā likums nākotnē sola augstu toneru cenu un biežu rezerves daļu nomaiņu. Biroja datoram nav jābūt ar ļoti augstiem tehniskajiem parametriem, tomēr tam jābūt mūsdienīgam – i3 procesoram, vismaz 4GB operatīvajai atmiņai (vēlams 8 GB), obligāti SSD disks, Full HD ekrāns, licencētas programmas. Dators jāplāno uz trim līdz pieciem gadiem, arī drukas iekārta jāplāno uz šādu periodu. Pirms drukas iekārtas izvēles vairākus mēnešus ir jāievāc statistika – cik izdrukas un cik skenēšanas mēnesī tiek veiktas, kādā formātā, kāda tipa dokumenti, krāsaini vai melnbalti. No tā var secināt, kāda iekārta ir jāpērk vai jāīrē,» iesaka K. Vītols. Datoru jomā samazinoties pieprasījums pēc liela izmēra sistēmblokiem. Lielākoties ir vajadzīgi maza izmēra sistēmbloki vai All-In-One galda dators, kuram ekrāns un sistēmbloks ir vienā korpusā. Palielinās pieprasījums pēc portatīvajiem datoriem, kam vajadzības gadījumā pieslēdz ārējo monitoru.

K. Vītols piebilst, ka arvien vairāk attīstās datoru un drukas iekārtu nomas pakalpojumi. Šajā gadījumā bez sākotnējiem ieguldījumiem var sākt strādāt ar jaunu un labu tehniku un nomas maksā ir iekļauts tehniskā speciālista darbs, izejmateriāli, remonta izmaksas, licencētas programmas.

I. Rūja novērojis, ka uzņēmumi vairāk pievērš uzmanību tehnikas uzturēšanas izmaksām, veicot drukas iekārtu optimizāciju, samazinot personālos printerus un skenerus un to vietā birojus aprīkojot ar daudzfunkciju iekārtām, kas nodrošina visas nepieciešamās funkcijas un zemākas uzturēšanas izmaksas. Tāpat klienti pievērš uzmanību drošībai, iekārtas aprīko ar uzskaites un autorizācijas risinājumiem.

Viens uz visiem

K. Vītols stāsta, ka pēdējos gados strauji samazinās A3 formāta drukāšana un drukāšana kopumā. Uzņēmumi vairāk skenē, jo tiek ieviestas dažādas elektroniskās dokumentu aprites sistēmas. «Šobrīd vairs necenšas pielikt katram darbiniekam pie galda mazu printerīti. Telpā vai visā birojā novieto vienu jaudīgu drukas iekārtu, kas ātri drukā (30–50 lapas minūtē), kopē, skenē. Vēl joprojām ir vērojams stereotips par to, ka ātri drukās tikai liela izmēra iekārta. Uzņēmumi pasūta A3 iekārtu, lai gan drukās tikai A4 formātu. Te ir mūsu kā profesionāļu darbs ieskaidrot klientam, ka mūsdienīgas A4 iekārtas drukā ātri (30 līdz 60 lapas minūtē), resurss ir 500 tūkstoši izdrukas un vairāk, bet toneru ietilpība ir no 12,5 tūkstošiem līdz 25 tūkstošiem izdruku utt.,» viņš teic.

Svarīgs parametrs ir arī elektrības patēriņš. 10 līdz 13 gadus vecas lielās iekārtas drukāšanas laikā patērē 2000 vatus, sešus līdz astoņus gadus veci modeļi patērē ap 1000 vatiem, bet jaunākās A3 iekārtas patērē 700 vatus. «Šo parametru izvērtē tikai tas, kurš maksā visus komunālos rēķinus,» saka K. Vītols.

Pēdējos trīs gadus lāzerdrukas iekārtām nopietnu konkurenci veido biznesa klases tintes iekārtas, kas patērējot par 80% mazāk elektrības, drukā 20–25 lapas minūtē un tintes izmaksas ir par aptuveni 20% zemākas nekā lāzerdrukas krāsu iekārtām. Viņš uzskata, ka šai tirgus nišai ir perspektīva, bet traucē aizspriedumi, ka kādam mājās aizkaltis tintes printeris, tāpēc birojā tādu neizvēlēsies. Taču tā, visticamāk, notika, jo cilvēks lielveikalā nopirka vislētāko printeri, ko vēlāk mēģināja maksimāli lēti uzpildīt.

«Pieaugums ir vērojams gandrīz vai visās jomās. Labāk minēt tās jomas, kur ir kritums vai stagnācija. Pēdējā laikā novērojams kritums stacionāro datoru, bet stagnācija vērojama planšetdatoru jomā,» teic Ģ. Pāpe.

Nostiprinās mobilās tehnoloģijas

Tehnoloģiju attīstība tieši ietekmē biroja tehnikas klāstu, un arvien lielāka loma ir mobilajām tehnoloģijām, ekrāniem, video risinājumiem un drošībai. «Šobrīd tipiskā biroja tehnikas komplektā tiek ieskaitīti viedtālruņi, kas ikdienas komunikācijā bieži aizvieto datorus, ļaujot sekot līdzi notiekošajam un, ja nepieciešams, nekavējoties reaģēt. Attiecīgi būtiski viedtālruņa izvēles kritēriji ir baterijas darbības laiks un ekrāna izmērs. Strādājot attālināti, kā arī izmantojot vienu ierīci gan darbam, gan privātām vajadzībām, pieaug drošības riski, tāpēc Samsung Galaxy viedtālruņos jau mikročipa līmenī ir iestrādāta drošības platforma Knox, kas pasargā viedtālrunī esošo informāciju no draudiem un svešiem lietotājiem,» stāsta Līga Bite, Samsung Electronics Baltics komunikācijas vadītāja Baltijas valstīs. Līdztekus ierastajiem telefona un datoru ekrāniem birojos aizvien biežāk parādās arī citi ekrāni. Piemēram, projektors tiek aizvietots ar kvalitatīvu TV ekrānu vai papīra un baltās tāfeles tiek nomainītas ar digitālo tāfeli, kas ļauj efektīvāk aplūkot, rediģēt un dalīties ar informāciju. Piemēram, Stokholmas Ekonomikas augstskola Rīgā ir izvēlējusies izmantot šādu tāfeli, lai studentiem būtu viegli saglabāt pasniedzēju pierakstus uz tāfeles un saņemt lekcijas pierakstus elektroniski, tādējādi atvieglojot mācību procesu.

Samsung Electronics Baltics aptaujā secināts, ka 40% Latvijas iedzīvotāju regulāri savu darba laiku pavada sapulcē, un ceturtā daļa atzinusi, ka viņus kaitina, ja kolēģi sapulču laikā lieto telefonus. «Viens no risinājumiem šādām situācijām ir viedpulksteņi, kuros iespējams redzēt svarīgākos jaunumus un nepieciešamības gadījumā arī sniegt atbildi. Viedpulkstenis ir arī palīgs tieši biroja darbiniekiem, jo palīdz sekot līdzi kopējai pašsajūtai un laikus atgādina par nepieciešamību izkustēties,» teic L. Bite.

Pielāgo individuāli

«Pērk atbildīgāk un dārgāku tehniku, jo ir svarīgi, ar ko uzņēmuma darbinieki strādā ikdienā. Tā kā darba tirgū trūkst darbinieku, uzņēmumi dod priekšroku tādai tehniku, ar ko jaunais vai esošais darbinieks vēlas strādāt,» saka Ģ. Pāpe. Viņš novērojis, ka uzņēmumi iegādājas jaudīgāku un tieši sev nepieciešamās specifikācijas tehniku. Mazāks pieprasījums ir pēc standarta modeļiem. Domājot par produktivitāti, palielinās monitoru skaits un daudzi ikdienu pavada pie diviem vai pat trim monitoriem.

LG Electronics novērojumi liecina, ka viena no aktuālākajām un pieprasītākajām funkcijām LED monitoros šobrīd ir spēja tos ergonomiski pielāgot darba vides un darbinieka prasībām. Uzņēmumi sāk vairāk pievērst uzmanību savai darbinieku veselībai, jo viņi ilgas darba stundas pavada pie darba galda, lietojot datoru. Līdz ar to ir audzis pieprasījums pēc regulējamiem monitoriem, kurus var brīvi pielāgot cilvēku dažādajiem augumiem un individuālām darba vides iekārtošanas vēlmēm. Tehnoloģiskajā ziņā standarta monitoru kategorijā neesot īpašu izmaiņu, tomēr dārgākajā produktu segmentā tiek likts uzsvars uz dažādiem parametriem un funkcijām.

LG Electronics Latvijas tirgū ir novērojis 4K monitoru popularitātes pieaugumu, tāpat vairāki uzņēmumi izvēlas Ultrawide monitorus. Viena no tendencēm dārgākajā produktu segmentā ir vēlme pēc USB-C pieslēgvietas esamības. Šāds risinājums ļauj ērti savienot portatīvo datoru ar monitoru, jo tas var gan sniegt bezekrāna attēlošanas, gan portatīvā datora uzlādi, gan nodrošināt datu pārsūtīšanu uz citām ierīcēm, kas pievienotas monitoram.