Darba videi ir dažādas lomas – tā atspoguļo uzņēmuma vērtības, veicina, veido uzņēmuma tēlu, produktivitāti, atbalsta dažādību

Nākotnes birojs

Darba vides speciālisti aicina iestrādāt tajā mērķus un vērtības, ko uzņēmums pārstāv. «Ja organizācijas vērtību vidū ir atvērtība, tādu vajadzētu veidot arī biroju, lai tas ir jūtams gan darbiniekiem, gan klientiem. Vērtības var just arī no darbinieku attieksmes un arī darba intervijā,» pauž Normunds Pīlips, Sabiedrības integrācijas fonda projekta Dažādības veicināšana programmas koordinators. Darba videi ir svarīga loma arī produktivitātes veicināšanā, kura ir saistīta ar uzņēmuma spēju vairāk nopelnīt. «Cilvēkiem patīk, ka ir iespēja strādāt, īstenot sevi, justies lietderīgiem,» viņš atgādina. Darba vidi vajadzētu veidot tā, lai komanda var satikties. Viņš iesaka domāt par tehniskajām iespējām, lai tās nodrošinātu to, ka cilvēks nav «piesiets» vienai vietai. Turklāt produktīva darba vide ir ērta. N. Pīlips norāda uz pētījumiem, kas liecina, ka tad, ja darba vide tāda ir, darbinieki nedomā par to, ka, piemēram, spiež vienu sānu vai ir auksts, bet var pilnībā koncentrēties darbam.

Par mūsdienīgas darba vides jautājumiem eksperti diskutēja izdevniecības Dienas Bizness un Zviedrijas investīciju uzņēmuma Eastnine rīkotajā konferencē Nākotnes birojs.

Nav vienas receptes

Nav universālas formulas, kā veidot darba vidi, jo katrs uzņēmums ar saviem darbiniekiem, mērķiem ir atšķirīgs. «Pamatu pamats ir labs gaiss, dabiskajai gaismai tuvs apgaismojums, trokšņu un traucēkļu novēršana,» atgādina N. Pīlips. Dizainers un arhitekts Aldis Circenis, kurš ir Rīgas Krēslu fabrikas un biroju dizaina centra Coppa valdes priekšsēdētājs, papildina, ka birojiem jābūt ergonomiskiem, taču uzsver, ka ergonomika nenozīmē tikai labu krēslu. Tās ir dažādas aktivitātes, kas liek darbiniekiem pārvietoties pa biroju, dažādas telpas, kur socializēties, atslābināties, strādāt komandā. Viņš uz ergonomiku lūkojas plašākā kontekstā, kur viena no galvenajām atziņām ir piedāvāt cilvēkiem iespēju pašiem izvēlēties veidu, kā strādāt. A. Circenis norāda, ka jautājums par biroju ir aktuāls ne vien Latvijas, bet visas pasaules kontekstā, jo notiek milzīgas izmaiņas biroja koncepcijā un tajā, kādam tam jābūt, ko tajā darīt. Viņa skatījumā, darba videi jāspēj atbildēt uz jautājumu, kas ir katras industrijas galaprodukts. «Birojs nav katras industrijas galaprodukts. Visiem neder viena recepte. Tas, ka Google ir spēļu istaba, nenozīmē, ka tā vajadzīga arī visiem citiem,» spriež A. Circenis.

Strādāt pa zonām

Nereti medijos ir skaļi virsraksti, ka atvērtais birojs nav vairs darbam piemērots, tomēr telpu stratēģijas konsultants Oļegs Ņikitins norāda, ka tā gluži vis nav. Šāds plānojums var būt gan labs, gan slikts, turklāt cilvēku viedokli par to veido viņu iepriekšējā pieredze. «Atvērtais plānojums palīdz komandai integrēties, veicina sadarbību, ļauj strādāt efektīvi un organizēt darbalaiku pēc vajadzības, strādāt tur, kur ir ērti, nevis pie galda,» spriež Andris Vārna, valsts AS Valsts nekustamie īpašumi valdes priekšsēdētājs.

O. Ņikitins teic, ka cilvēku produktivitāte ceļas, ja tie vienu dienu nedēļā strādā ārpus biroja. Tas ir saistīts ar izvēles brīvību. Ja šis periods ir mazāks vai lielāks par vienu dienu, efekts nav tik liels. Viņa skatījumā, laika gaitā darbinieku vajadzības nav īpaši mainījušās un jaunajās biroju ēkās, t.s. aktivitātēs balstītos birojos cilvēkus visvairāk traucē troksnis un tas, ka visu dienu garām staigā cilvēki. «Ja darba devējs grib dot iespēju cilvēkiem strādāt pilnvērtīgi, ir jādomā par zonām, kur pievērsties individuālam darbam un kas akustiski un vizuāli ir nodalītas,» viņš akcentē vienu no risinājumiem.

Elastība un caurspīdība

Fontes Vadības konsultācijas konsultante Ieva Pecukevičiūte stāsta, ka trīs šī brīža darba tirgū aktuālākās tendences ir sociālās prasmes, elastība un caurspīdība. Pieņemot kādu darbā, ir svarīgas gan darbam vajadzīgās zināšanas, gan arī jau piesauktās sociālās prasmes. Viņas skatījumā, ja zināšanu trūkums kādas durvis aizver, sociālās prasmes tās var atvērt. Ja darbu sāk veikt cilvēks, kuram ir vajadzīgās zināšanas, bet ne sociālās prasmes, pēc kāda laika, visticamāk, nāksies šķirties. Šobrīd tirgū vajadzīgās šāda veida prasmes ir radošums, pārliecība par savu viedokli, sadarbība ar citiem, spēja pielāgoties izmaiņām un vadības iemaņas.

Runājot par kompānijas darbības caurspīdību, I. Pecukevičiūte norāda, ka tad, ja cilvēki tiek atstāti «tumsā» jeb neziņā, piemēram, vai visiem tiek maksāts godīgi, darbinieki var sadomāties daudz ko tādu, kā patiesībā nemaz nav. Tādējādi viņa, piemēram, pozitīvi vērtē to, ka sludinājumos uzņēmumi dalās ar informāciju par algas robežām, jo tad cilvēks zina, ko var gaidīt, un tad mazāk laika tiek patērēts, diskutējot par atalgojuma jautājumu, tā vietā pievēršoties citām sarunām. «Daloties ar informāciju par algu, var izfiltrēt darbiniekus. Ja cilvēki nepiesakās, tātad ir nepareiza alga,» saka I. Pecukevičiūte.

Savukārt darba vietas un laika elastība uzlabo produktivitāti. Kad cilvēkiem ir lielāka ietekme pār savu darbalaiku, viņi spēj izdarīt vairāk un nevēlas kompāniju pamest. Tas gan rada izaicinājumus komandas darbā. Šo izaicinājumu pārvarēt palīdz tūlītēja komunikācija, tostarp dažādi tērzēšanas rīki, audio un video konferences, iekšējie sarunu forumi. Nereti dzirdēts, ka tikai jaunā paaudze vēlas strādāt no mājām, taču I. Pecukevičiūte norāda uz pētījumiem, kas apliecina, ka elastīgs darbalaiks ir svarīgs ikvienā vecumā, jo īpaši 27 līdz 57 gadu jauniem cilvēkiem.

Brīvība izvēlēties

Ar elastīgu darba vidi Tet valdes locekle un personāla vadības direktore Ingrīda Rone saprot gan iespēju izvēlēties darba vietu, gan darba laiku. Lai dotu darbiniekiem brīvības sajūtu, viņi var izvēlēties, kur sēdēt, – ir dažādi galdi un vietas, kur strādāt, atbilstoši konkrētā darba vajadzībām. Katrai vietai ir savi noteikumi – kur var darboties skaļāk, kur klusāk. Protams, ne vienmēr ir iespējams elastīgs darbalaiks, piemēram, darbiniekiem, kuri strādā veikalā, tas ir konkrēti noteikts.

«Apmierinātību vairāk veido elastība, nevis skaists birojs,» uzskata Regus vadītāja Baltijas valstīs Jekaterina Kosmačeva. Viņa teic, ka elastīga pieeja darba vietai un laikam dod iespēju nepavadīt ilgu laiku ceļā, ja kādā dienā cilvēks uz biroju nebrauc, bet strādā no mājām, vai veltīt tam mazāk laika, izvēloties uz darbu braukt pirms vai pēc sastrēgumiem. Turklāt elastīga pieeja darbam ļauj izmantot racionālāk biroja telpas; pētījumi rāda, ka 50% darbalaika 50% darbagaldu stāv tukši. Rēķinoties ar to, uzņēmums var nomāt mazākas telpas un tādējādi ietaupīt. Līdzīgi – ieejot jaunā tirgū, kompānija var izmantot kopdarba telpu pakalpojumus un izmantot tikai tik daudz telpu, cik vajadzīgs.

A. Vārna piekrīt, ka daļa biroja telpu bieži vien netiek izmantotas. Ir zonas, piemēram, lielās sanāksmju telpas, kas tiek apdzīvotas vien reizi ceturksnī. Ar to rēķinoties, var labāk plānot telpas, izmantojot tikai nepieciešamo platību. Piemēram, vairākām iestādēm strādājot vienā ēkā, var izmantot kopīgu sanāksmju telpu, nevis katram savu.

Elastīgam darbam var būt svarīga stratēģiskā loma gan esošo darbinieku motivēšanā, gan, algojot jaunus speciālistus. Saskaņā ar J. Kosmačevas rīcībā esošajiem statistikas datiem, 77% uzņēmumu ievieš elastīga darba principus ne tikai, lai paturētu darbiniekus esošajās štata vietās, bet arī, lai piesaistītu jaunu darbaspēku. Viņa arī piebilst, ka nestabilos finanšu apstākļos elastīga darba iespējas ļauj uzņēmumiem būt spējīgākiem un rentablākiem. «2019. gadā vairāk nekā trešdaļa uzņēmumu vēlas paplašināties starptautiskā mērogā un 64% apgalvo, ka elastīgs darbs veicina attīstības ātrumu jaunos tirgos, turklāt bez lielām izmaksām, kas var ievērojami samazināt uzņēmuma kapitāla un darbības izdevumus,» tā J. Kosmačeva.

Dažādība paplašinās

«Mūsdienu globālajā pasaulē dažādība ir liela, cilvēki to pieņem. Cilvēki brauc strādāt tur, kur viņiem patīk, kur viņi labi jūtas, kur spēj sevi īstenot. Tāpēc notiek globālā kustība,» klāsta N. Pīlips. Viens no dažādības vadības pamatelementiem ir apmācības; ir jāstrādā ar esošajiem darbiniekiem, lai tie nav nosodoši pret to, ka katram uz galda ir ģimenes bildīte un kādam tajā ir redzami divi vīrieši. Ir svarīgi, lai daba vidē visi jūtas brīvi, neslēpj, atklāti runā un spēj pildīt savus darba pienākumus. Viņš arī norāda, ka zinātniskos pētījumos ir pamatos, ka vislabāk un radošāk darbojas vide, kur ir dažādu ideju, pieredzes un īpašību pārstāvji. Jo dažādāka ir komanda, jo labāk tā spēj izdomāt risinājumus, jaunus produktus, labāku pieeju.

«Būtiski ir individuāli pielāgoti risinājumi – visiem neder viens un tas pats krēsls un galds, jo esam dažādi un katram ir citas vajadzības,» saka Dace Helmane, Korporatīvās ilgtspējas un atbildības institūta valdes locekle. Organizācijas biežāk pievērš uzmanību tam, lai darba vide būtu iekļaujoša un pielāgota dažādiem cilvēkiem, ņemot vērā reliģisko pārliecību, veselības, ģimenes stāvokli u.tml. «Darbinieki ir prioritāte uzņēmumiem, kas redz cilvēkus, nevis resursus. Kompānijai nav labāka veida, kā parādīt savu attieksmi, kā vien ieguldot kvalitatīvā darba vidē,» uzskata Natālija Monkevičiene, Eastnine biznesa attīstības vadītāja.

Birojs telefonā

Datakom Produktu speciālists Jānis Mucenieks norāda, ka lielai daļai cilvēku mūsdienās birojs jau ir rokas stiepiena attālumā – mobilajā telefonā. Arī J. Kosmačeva teic, ka liela daļa cilvēku ļoti daudz domā par darbu un jau septiņos no rīta telefonā pārbauda e-pastu. «Digitalizācija dod iespēju strādāt tur, kur gribam, kā gribam, kā ir ērti. Tas palīdz cilvēkiem atrast privātās un darba dzīves līdzsvaru, piemēram, atrodot laiku, lai dienas vidū aizvestu bērnu pie ārsta vai uz pulciņu. Cilvēki meklē darbu, kas to piedāvā, un, ja tādu ir atraduši, nelabprāt maina,» viņa saka.

J. Mucenieks norāda, ka nepieciešams koncentrēties gan uz darbinieku labklājību un pieredzi birojā, gan digitālajā vidē, jo tā rada apmierinātību un ceļ produktivitāti. Darbiniekiem pielāgota digitālā vide veicina arī talantu piesaisti.

Iesaistīt darbiniekus

I. Rone stāsta, ka Tet centrālais birojs iekārtots tehnoloģiskā ēkā, kas pielāgota biroja vajadzībām. To iekārtojot, par pamatu ņemtas darbinieku viedokļu aptaujas, jo piedāvāt var daudz ko, tomēr ir jautājums, vai cilvēki visu izmantos. Darbinieki ir jāiesaista pārmaiņu plānošanā, jo tā tiek iegūta lielāka apmierinātība, un lēmumi, piemēram, par krēslu izvēli tiek pieņemti kopīgi.

Jebkuras pārmaiņas birojā saistītas ar paradumu maiņu – kabinetā bija vieni, bet, nonākot cita tipa telpās, ieradumi mainās. Tāpēc, plānojot jaunu kārtību, ir svarīga izpēte, kas atklāj, ka, piemēram, 30% kolēģu brokasto darba vietā un lab- ierīcības apmeklē vidēji piecas reizes dienā. Arī D. Helmane norāda, ka svarīga ir darbinieku iesaiste biroja pārveidē. Nereti tiek secināts, ka cilvēki pie galda pavada mazu daļu darbadienas. Viņa iesaka iesaistīt darbiniekus arī lēmumu pieņemšanas procesā.

I. Rone atzīst, ka pārcelšanās no kabinetiem uz modernu biroju tiek uztverta personīgi un cilvēki ir satraukti par to, ko iesākt ar 13 pāriem kurpju, garo kažoku, 37 puķu podiem un personīgo 3D printeri.